З метою посилення контролю й забезпечення цільового та ефективного використання бюджетними установами та організаціями коштів, що надходять на їх утримання, Кабінетом Міністрів України прийнято постанову «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» (2002 р.).
Кошторис бюджетної установи є основним плановим документом, який надає повноваження бюджетній установі щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання установою своїх функцій та досягнення цілей, визначених на рік відповідно до бюджетних призначень. Бюджетні призначення — це повноваження, надане головному розпоряднику бюджетних коштів Бюджетним кодексом, законом про державний бюджет або рішенням про місцевий бюджет, що має кількісні та часові обмеження та дозволяє надавати бюджетні асигнування.
Кошторис має дві складові: загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання бюджетною установою своїх функцій; спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету на конкретну мету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення відповідних видатків згідно із законодавством, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов’язаних із виконанням установою основних функцій
Робота зі складання, розгляду, затвердження та виконання кошторисів здійснюється поетапно і має бути узгодженою з відповідними стадіями бюджетного процесу. Зміст етапів такий:
- Розроблення проектів кошторисів. Підставою для складання проектів кошторисів є доведені Міністерством фінансів України, Мінфіном АР Крим і місцевими фінансовими органами до головних розпорядників відомості про граничні обсяги видатків загального фонду проекту відповідного бюджету на наступний рік. Головні розпорядники бюджетних коштів установлюють для розпорядників нижчого рівня граничні обсяги видатків та інші показники, необхідні для розроблення проектів, а також вимоги щодо термінів подання проектів.
Після розгляду проектів кошторисів розпорядників нижчого рівня та їх перевірки щодо законності, правильності розрахунків, доцільності запланованих видатків, додержання чинних ставок, норм, цін, лімітів і т. п. головні розпорядники складають проекти зведених кошторисів і формують бюджетні запити, які подаються Міністерству фінансів України або відповідним місцевим фінансовим органам.
Проекти кошторисів складаються усіма установами на наступний бюджетний рік, якщо ці установи функціонували до початку року, на який плануються видатки. У разі, коли установи утворені не з початку року, кошториси для кожної установи складаються і затверджуються з часу її утворення до кінця бюджетного року.
Формування дохідної частини спеціального фонду проекту кошторису здійснюється на підставі планово-економічних і прогнозних розрахунків доходів бюджетної установи. За основу цих розрахунків беруться такі показники: обсяг надання тих чи інших платних послуг; площа приміщень і вартість обладнання та іншого майна, що здається в оренду; кількість місць у гуртожитках; кількість відвідувань музеїв, виставок, концертів тощо; розмір плати в розрахунку на одиницю показника; прогнозне надходження зборів і т. п.
Під час визначення обсягів видатків розпорядників нижчого рівня головні розпорядники повинні враховувати об’єктивну потребу в коштах кожної установи, виходячи з її основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установ (кількість класів, учнів у школах, ліжок в лікарнях, дітей у дошкільних закладах тощо), обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності погашення дебіторської і кредиторської заборгованості та реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення витрат у плановому періоді.
Обов’язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці з нарахуваннями, а також на господарське утримання установ. Під час планування кошторисних видатків установи мають враховувати необхідність суворого режиму економії коштів і матері-
альних цінностей. До кошторисів можуть включатися тільки видатки, передбачені законодавством. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися лише за умови забезпечення коштами невідкладних витрат і відсутності заборгованості.
Після затвердження державного та місцевих бюджетів проекти зведених кошторисів приводяться у відповідність з показниками цих бюджетів.
- Розгляд і затвердження кошторисів. У тижневий термін після опублікування закону про державний бюджет, відповідного рішення Верховної Ради АР Крим і місцевих рад Міністерство фінансів України та відповідні місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників лімітні довідки про бюджетні асигнування.
Лімітна довідка — це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (встановлені бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, необхідні для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань. На стадії уточнення проектів чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, повинна бути приведена у відповідність з визначеним фондом оплати праці, а інші витрати — у відповідність з іншими встановленими асигнуваннями таким чином, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій.
Під час розгляду проектів головні розпорядники зобов’язані:
- забезпечити суворе виконання вимог законодавства, а також вказівок щодо складання кошторисів;
- додержуватися режиму економії, не допускати включення до кошторисів асигнувань, не зумовлених потребою;
- забезпечити в проектах додержання доведених у лімітних довідках річних обсягів асигнувань та їх помісячного розподілу з урахуванням термінів проведення окремих заходів і можливості здійснення відповідних видатків протягом року;
- не допускати прийняття в кошторисах сум, не підтверджених розрахунками та економічними обґрунтуваннями.
Після приведення нижчими розпорядниками у відповідність зазначених документів з лімітною довідкою головні розпорядники уточнюють проекти зведених кошторисів, складають проекти зведених планів асигнувань. На основі цих документів Міністерство фінансів України та відповідні місцеві фінансові органи складають і затверджують річні розписи асигнувань відповідних бюджетів та помісячний розпис асигнувань загального фонду відповідних бюджетів.
Затверджені документи Мінфін надсилає для реєстрації, обліку та виконання Державному казначейству України, яке протягом трьох днів доводить до головних розпорядників витяги із зазначених документів, які є підставою для затвердження кошторисів, планів асигнувань і планів використання бюджетних коштів. Мінфін АР Крим та місцеві фінансові органи доводять витяги із затвердженого річного розпису асигнувань відповідного бюджету та помісячного розпису асигнувань загального фонду відповідного бюджету безпосередньо до головних розпорядників.
Кошториси, плани асигнувань та плани використання бюджетних коштів мають бути затверджені протягом 30 календарних днів з дня затвердження розпису бюджету. Водночас керівники відповідних вищих установ затверджують штатні розписи установи. Наприклад, кошториси, плани асигнувань і штатні розписи міністерств та інших центральних органів виконавчої влади за бюджетними програмами «Керівництво та управління» затверджуються керівниками відповідних центральних органів виконавчої влади за погодженням з Мінфіном. Функції державних органів щодо затвердження зазначених документів регламентуються постановою КМ України «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ». Затвердження кошторисів і планів асигнувань, а також здійснення видатків у сумі, що перевищує встановлені бюджетні призначення, тягне за собою відповідальність згідно із законодавством.
- Виконання кошторисів. Розпорядники мають право провадити діяльність виключно в межах асигнувань, затверджених кошторисами і планами асигнувань, за наявності витягу, доведеного органом Державного казначейства України, що підтверджує відповідність цих документів даним казначейського обліку. З цією метою розпорядники, які отримали від органів Державного казначейства України витяг, повинні подати цим органам дані про розподіл показників зведених кошторисів і планів асигнувань у розрізі розпорядників нижчого рівня та одержувачів бюджетних коштів. Одержувачі бюджетних коштів — це підприємства і госпрозрахункові організації, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи, які одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку, або уповноважені органами державної влади на виконання державних програм, надання послуг безпосередньо через розпорядників.
Операції з розрахунково-касового обслуговування розпорядників бюджетних коштів, а також розроблення правил ведення ними бухгалтерського обліку здійснюють органи Державного казначейства України.
Зміни до кошторису і плану асигнувань у процесі їх виконання можуть вноситися у разі: потреби у перерозподілі асигнувань розпорядника; прийняття нормативного акта про передачу повноважень і бюджетних асигнувань одного розпорядника іншому; прийняття рішення щодо розподілу нерозподілених бюджетних асигнувань між розпорядниками; внесення змін до закону про державний бюджет (рішення про місцевий бюджет), інших обставин, передбачених законодавством. Для внесення змін складаються відповідні довідки, які затверджуються і виконуються в тому самому порядку, що й кошториси і плани асигнувань.