Світова інформатизація суспільства сприяє швидкому збільшенню масивів інформації, проте ефективно використовувати її можуть лише ті підприємства, що оперативно реагують на зміни та впроваджують новітні інформаційні технології в своїй діяльності. Традиційні процеси документаційного забезпечення управління досить складні, масштабні, тривалі та громіздкі. Тому виникає потреба розроблення та побудови нової документально-комунікаційної системи з використанням сучасних інформаційних технологій. Основним інструментом для побудови комплексу нової документаційної формації є впровадження систем електронного документообігу (СЕД), які можуть значно змінити його схему в установі та значно підвищити ефективність діяльності її працівників. У зв´язку з цим питання впровадження СЕД в діяльності промислових та транспортних підприємств є актуальним та вимагає ретельного аналізу та наукових узагальнень.
Одна з найважливіших складових успішного функціонування залізничного транспорту третього тисячоліття – якнайшвидша інтелектуалізація галузі на основі новітніх інформаційно-телекомунікаційних систем і технологій. У першу чергу це стосується бізнес-процесів в сфері вантажних та пасажирських перевезень по міжнародних транспортних коридорах з метою: прискорити обробку вантажних перевізних документів, забезпечити прозорість роботи з клієнтурою, розвинути інформаційний обмін з сусідніми державами, скоротити час перебування вантажів під митними операціями на всіх об´єктах дороги, де проводяться операції з вагонами, впроваджені автоматизовані робочі місця. Це забезпечило б повну електронну обробку перевізних документів та видачу користувачам відповідних даних. Сьогодні електронний документообіг успішно застосовується в роботі російських, польських, білоруських, німецьких та інших залізниць.
В Україні СЕД знаходиться в стадії розвитку, так, Укрзалізниця об´єднала в собі електронні бази даних з усіх шести залізниць нашої держави. Система забезпечує прийняття оперативних управлінських рішень, середньострокове та довготермінове планування усіх ресурсів залізничного транспорту. Новий центр опрацювання даних (ЦОД) базується на основі техніки ІВМ Р780, системи управління базами даних ОгаеІе і прикладного програмного забезпечення розробки українських спеціалістів ДП «Проектно-конструкторське технологічне бюро з автоматизації систем управління на залізничному транспорті України». Центр сертифікації ключів та використання технології електронного цифрового підпису дозволяє набути юридичного статусу документам що пересилаються в електронному вигляді між Укрзалізницею (УЗ), залізницями, організаціями, підприємствами, установами залізничного транспорту, а також між структурами УЗ та їх клієнтами, що суттєво прискорить виробничий процес і надасть гарантію цілісності та достовірності переданій електронній інформації.
Електронний технологічний документообіг покликаний замінити паперовий первинний документ, який констатує фактичну подію, що відбулася в експлуатаційній роботі, електронним документом з електронним цифровим підписом, як еталонною версією реєстрації подій, що відбулися. Завдяки цьому Україна стала однією з перших серед пострадянських країн, де впроваджується електронний підпис при організації перевезень вантажів залізничним транспортом. На українських залізницях вже розпочалося впровадження автоматизованої системи місячного планування АС «Месплан», за допомогою якої залишається в минулому паперове оформлення процесу передання та узгодження замовлень на перевезення вантажів. Цю автоматичну систему охоче беруть на озброєння клієнти. Це також сприяє оп- тимізації процесу перевезень на першій стадії – стадії планування, коли клієнт передає заявку на необхідну кількість вагонів, що потрібні йому для перевезення певного виду вантажу. I що суттєво: робота за схемою «заявлено – узгоджено» відбувається в інтерактивному режимі, тобто клієнт має змогу спостерігати за ходом оформлення заявки, а якщо необхідно, коригувати її в телефонному режимі. Система працює цілодобово в автоматичному режимі в комплексі з автоматизованим робочим місцем товарного касира. Це дозволяє заощадити багато часу, скорочуючи терміни узгоджень щодо перевезень.
Таким чином, можна констатувати, що в Україні вже зроблено значні кроки в напрямі системного охоплення документообігу Укрзалізниці інформаційно- комунікаційними технологіями та переведення його у формат СЕД. В той же час необхідно продовжувати цю важливу та складну роботу для забезпечення ефективного результату в сфері вдосконалення інформаційної інфраструктури залізнично-транспортного комплексу України.