До засобів юридичної техніки прийнято відносити юридичну термінологію, юридичні конструкції, принципи та презумпції, юридичні фікції, використання мови, яка б була точною, ясною і достовірною.
Юридичні конструкції – це чіткі, відпрацьовані наукою і законодавчою діяльністю, перевірені практикою типові схеми правовідносин, наприклад: «необхідна оборона», «правосуб’єктність» тощо. Презумпції – припущення про наявність або відсутність певних фактів, зав’язків, обставин. Наприклад, презумпція невинуватості. Юридичні фікції – неіснуючі положення, визнані законодавцем існуючими, а відтак загальнообов’язкові.
Для адвоката особливо важливою є мова викладу документів. При викладі клопотань, пояснень, позовних заяв мають застосовуватись апробовані терміни, сталі словесні конструкції, ясність і доступність словесного викладу, системність побудови тексту, його цільність і збалансованість, логічна послідовність викладу і, звичайно, етичність.
Використання стислих, простих речень при написанні документа забезпечує ефект прозорості його тексту. Короткі речення у розумному поєднанні зі складними можуть забезпечити разючий успіх навіть художніх творів. Як приклад можна навести роман Віктора Суворова «Контроль» у блискучому перекладі українською. Ось як характеризують мову книги. «Унікальний стиль – ще один плюс на користь «Контролю». Мова Суворова – мова народу: гранично чітка, гранично Чиста, гранично виразна, гранично дзвінка. Це розмовна мова і водночас літературна – жодного зайвого слова. Текст відшліфовано, як коштовний камінь, що виблискує незалежно від того, падають на нього сонячні промені чи ні» (Бі-бі-сі, Лондон).
Саме такі вимоги слід ставити і до документів, складених адвокатом: вони мають бути гранично чіткі, гранично чисті, гранично дзвінкі та лаконічні. Невипадково Рудольф фон Ієрінг зауважував, що юрист повинен «мислити як філософ, а говорити як простолюдин».
В юридичних документах завжди краще використовувати два-три коротких речення замість одного складного. Іноді це робить текст документа довшим. Але ясність, прозорість викладеної думки важливіші за лаконічність. Якщо ж текст надмірно перевантажений однотипними простими реченнями, то це також може знизити сприйняття матеріалу. У таких випадках можна використати нумерацію або перелік, які є елементами юридичної техніки.
В юридичній практиці широко використовують графічні засоби: таблиці, офіційні бланки, схеми. Важливим тут є все: і якість паперу, і якість графічного виконання. Мета одна – документ має легко сприйматись і не нести зайвої «графіки». З цього погляду, при написанні позовної заяви краще використати простий білий лист, ніж бланк організації, перевантажений символікою, водяними знаками та виконаний на кольоровому папері.
За загальним правилом документ повинен з вичерпною повнотою містити всі дані, необхідні для вирішення справи, задоволення клопотання, врегулювання певних відносин, тобто предмета договору, вимог або сфери відносин, щодо врегулювання яких приймається документ. Важливим правилом, якого повинні дотримуватись адвокати, є конкретність документа, відсутність у ньому декларативності.
До документа, який складає адвокат, застосовують і такі вимоги, як системність побудови: цільність, збалансованість, внутрішній зв’язок і взаємозалежність всіх частин, логічна послідовність. Невідповідність висновків суду фактичним обставинам справи є підставою для скасування рішення. У цьому випадку нелогічність викладу тягне за собою негативні правові наслідки. Як правило, адвокати при викладі тексту документа дотримуються послідовності опису подій у часі. Так легше сприймати документ і не заплутатись.
При написанні інструкції, положення тощо вважається недоцільним повторювати положення норм, викладених у нормативно-правових актах вищої юридичної сили. Якщо ж узяти інструкції, написані, наприклад, податковою службою, то дуже часто зустрічаємо порушення цієї вимоги. Тексти інструкції повторюють тексти законів. При цьому часто в інструкції відсутні механізми реалізації норм, які містяться в законах. Основне ж завдання інструкції – визначити механізми реалізації норм законодавчих актів.
Ясність і доступність мови для адресата, точність і визначеність юридичної форми: формулювань, окремих виразів і термінів, використання апробованих словосполучень – все це також невід’ємна частина правил юридичної техніки.
Ознайомившись з основними обставинами справи, особа може приступити власне до підготовки процесуальних документів. «Проведена робота щодо відбору, дослідження, оцінки фактів і доказів, уточнення правової позиції та з’ясування лінії спору знаходить своє об’єктивне відображення у письмовій формі — позовній заяві або поясненнях у справі». Саме у позовній заяві адвокат, юрисконсульт ставить «завдання» перед судом, визначає загальну спрямованість справи. Ознайомившись з вдало складеним процесуальним документом, суддя одразу може усвідомити для себе суть спору, ті вузлові точки лінії спору, з’ясування яких дають йому можливість переконатись у правомірності правової позиції сторони і вийти на рішення.
У перекладі з латинської слово «documentum» означає «свідчення, доказ». Але цей термін у законодавстві застосовується непослідовно і не має єдиного значення. Неоднозначне використання поняття «документ» у праві, почасти, визначається специфікою галузі права. Так, у цивільному процесі термін «документ» вживається у широкому розумінні (стаття 7) «судові документи складаються державною мовою», і в більш вузькому значенні «документи, що посвідчують повноваження представників», «залишені без розгляду документи, що подані після закінчення процесуальних строків (ст. 72)». Існує низка загальних вимог до оформлення та використання документів:
Зміст документа складається із реквізитів, тобто обов’язкових для певного виду елементів. Основним реквізитом є текст юридичного документа. Текст має бути достовірним, інформативним, послідовним і грамотно викладеним. Крім тексту документ має супутні реквізити. Одним із таких реквізитів є підпис уповноваженої особи. Підпис індивідуалізує документ, посвідчуючи особу, від якої виходить. Окремі документи не містять такого реквізиту (касові чеки, проїзні залізничні документи тощо). Залежності від виду документа він може мати штамп, гриф (наприклад, «конфіденційно»), захист від фальсифікації, номер і дату, адресу документа, печатку. «Процесуальний документ має відрізняти чіткість формулювань, ясність і логіка викладу, діловий стиль» та посилання на закон.
Вимога достовірності документа включає в себе не лише те, що він повинен бути цілком вірним, точним і таким, що не викликає сумніву, а й те, що зміст спирається на точно встановлені обставини, які переконливо підтверджують те, що викладено у тексті. «Кожна зазначена в документі обставина має бути обґрунтована доказом та нормою закону».
Вимога послідовності включає у себе такий виклад, коли один висновок логічно випливає з іншого. Як правило, послідовність розуміють як певну черговість подій у часі. І дійсно, такий виклад полегшує сприйняття подій і контроль за викладом обставин. Що стосується юридичних документів, то вимога послідовності включав певний лад і систематичність, відсутність суперечливих тверджень і відповідність певним завданням та вимогам, які викладені у законі щодо такого документа. Окремі автори наголошують на необхідності дотримуватись «принципу: головні та найважливіші питання висвітлювати на початку документа, щоб привернути увагу до головного та наступних положень документа».
Для адвоката, юриста важливим є те, як сприймає той чи інший документ суд. Судді – люди, які завдяки своїй професії змушені читати значну кількість документів і звикли вичленяти найголовніше, відкидаючи неістотні деталі. Тому документ, що спрямовується до суду, має враховувати особливості його оцінки суддями, які не люблять зайвих деталей, підкреслень, знаків оклику, розтлумачення очевидних для судді положень закону («суддя знає право»), іронічних висловлювань, коментарів від себе. Викласти текст з граничною стислістю і чіткістю – велике мистецтво, якому адвокат повинен учитись усе життя. Ніщо так не дратує суддю, як зайва багатослівність. Недопустиме також пересмикування фактів і підміна понять, що часом зустрічається у практиці адвокатів.