Функція організації
Зміст функції “організація” фахівцями-управлінцями часто розглядається як створення певної структури, яка дає можливість людям ефективно працювати разом для досягнення спільних цілей. Головними завданнями при цьому висуваються такі:
– формування структури організації з урахуванням розмірів підприємства, його цілей, технології, персоналу та інших змінних;
– встановлення конкретних параметрів, режимів роботи підрозділів організації, відносин між ними;
– забезпечення діяльності організації ресурсами (людськими, фінансовими, матеріальними, інформаційними).
Більш повним виглядає перелік завдань із цієї функції:
– визначення змісту та напрямів управлінської діяльності, необхідних для досягнення цілей, встановлених у програмах, планах;
– реалізація принципу доцільного поєднання централізації та децентралізації управління;
– розподіл повноважень і відповідальності між органами державного управління;
– упорядкування структури управління з дотриманням вимог доцільної кількості рівнів і діапазону управління;
– доведення програм, планів до відома конкретних виконавців;
– координація діяльності виконавців прийнятих програм, планів, управлінських рішень;
– вироблення та реалізація організаційного механізму раціоналізації взаємозв’язків між підсистемами та елементами державного управління;
– концентрація ресурсів і їх доцільний розподіл за пріоритетними напрямами суспільного розвитку;
– регулювання ходу виконання прогнозних і програмних документів;
– створення ефективної мережі комунікаційних потоків;
– відстеження дотримання встановлених строків реалізації державно-управлінських рішень;
– організація своєчасного та якісного зворотного зв’язку у суб’єктно-об’єктних відносинах;
– забезпечення ефективної організації державної служби та процесу її проходження;
– формування та запровадження дієвих механізмів щодо подолання опору організаційним змінам;
– забезпечення реалізації властивостей самоорганізації суб’єктів управління;
– здійснення постійного моніторингу за організаційними перетвореннями.
Довідка. Організація – формування та координація системи діяльності та управління у часі і просторі для досягнення основних цілей розвитку. Підфункції організації: організаційне проектування, департаменталізація (розподіл та групування робіт і ресурсів за певною ознакою – функціональною, продуктовою, географічною, ринковою); раціональне з’єднання та часова і просторова координація виробничих факторів; делегування повнова¬жень (визначення ступеня централізації-децентралізації, системи підпорядкування); визначення діапазону контролю; координація. Результати організації: створення структури (форми діяльності); забезпечення вертикальної та горизонтальної узгодженості діяльності в просторі та часі шляхом створення формальних і неформальних механізмів.
Джерело: Енциклопедія державного управління, т. 1, с. 675.
М.Мєскон та інші фахівці з менеджменту вважають, що організація – це процес досягнення єдності зусиль усіх підсистем (підрозділів) організації для реалізації її завдань і цілей. Тобто зміст цього поняття розглядається і як характеристика, і як певна дія.
Узагальнення позицій науковців створює підстави для ствердження того, що зміст функції “організація” є достатньо масштабним і поєднує діяльність із розподілу праці та ресурсів, кооперування, координування та регулювання всіх процесів, що відбуваються. Створення структури – це формальне закріплення розподілу праці і формування умов для кооперування та координування діяльності. Встановлення конкретних параметрів і режимів роботи – це теж формальний акт, який сприяє подальшому координуванню та регулюванню. Забезпечення діяльності організації ресурсами дуже важливо, але не є достатньою умовою ефективної роботи. Не менш значущим є узгодження руху їх потоків у часі та просторі, що і є змістом діяльності з організації.
Для системи державного управління з її масштабами та складністю особливо важливими є кооперування і координування діяльності гілок влади, окремих установ, структурних підрозділів. Підтвердженням цього є безліч проблем, які виникають сьогодні в регіонах у зв’язку з відсутністю обґрунтованих схем кооперування роботи органів державної влади та місцевого самоврядування. Формування практичних пропозицій щодо підвищення якості виконання функції “організація” має базуватися на докладному розгляді змісту окремих робіт.
Розподіл праці – це якісна диференціація трудової діяльності, що супроводжує розвиток суспільства, пов’язана із спеціалізацією праці, виокремленням і співіснуванням певних її видів. Проявом розподілу праці є обмін діяльністю.
Кооперування (від лат. cooperation – співробітництво) розглядається фахівцями як форма організації праці, за якою певна кількість людей спільно беруть участь у одному або різних, але пов’язаних між собою процесах праці. Кооперування праці – це єдність, узгодженість спільних дій окремих працівників, їх колективів або національних господарств у процесі відтворення суспільно корисних благ; це форма поєднання трудової діяльності. Розподіл праці виокремлює певні функції і закріплює їх за співробітниками, кожен з яких сам по собі, без кооперування з іншими не в змозі здійснити увесь цикл виробництва товарів чи послуг.
Координування
Координування (від лат. со – сумісно та ordination – упорядкування) трактується як узгодження, впорядкування, поєднання, доведення до ладу, до відповідності (дій, понять, складових частин будь-чого). Координація в державному управлінні – одна з основних управлінських функцій, зміст якої полягає в забезпеченні впорядкування взаємозв’язків і взаємодій між учасниками процесу державного управління з метою узгодження дій та об’єднання зусиль для вирішення загальних завдань. Відносини координації надають учасникам управлінського процесу необхідну самостійність, можливість вираження та захисту власних інтересів під час виконання спільної роботи, у процесі якої відбувається адаптація, взаємне пристосування їхньої діяльності для досягнення спільної мети. Саме мета є тим об’єктивним організуючим і координуючим фактором, що пов’язує інтереси суб’єктів управлінських відносин, надає їх діям єдину спрямованість. При цьому виняткової ролі набувають демократичні методи підготовки управлінських рішень, соціально-економічні та організаційні методи формування відносин у процесі їх реалізації (обговорення, вивчення громадської думки, програмно-цільові методи та ін.).
Вертикальна координація – це управлінські відносини, які виникають між вищим і нижчим органами виконавчої влади. При цьому суб’єкти управління можуть як перебувати, так і не бути в організаційній залежності (тобто підпорядковуватися чи не підпорядковуватися один іншому).
Горизонтальна координація виникає між двома або й більше органами влади, що перебувають на одному організаційному рівні системи управління. Крім того, у науковій літературі виділяються також і інші види координації: узгодження, ієрархічну координацію, предметно- технологічну, штабну та інші.
В адміністративному праві координаційними вважаються такі відносини, що:
– передують безпосередньому управлінському впливові, спрямовані на створення умов для прийняття рішень. Вони виникають між органами влади у процесі підготовки й реалізації спільних нормативних актів, узгодження спільних дій, проведення заходів, засідань тощо;
– виникають після справляння управлінського впливу з метою створення умов для ефективної реалізації рішень.
Координаційні зв’язки базуються на взаємній зацікавленості різних органів влади в узгодженні своїх управлінських впливів на один об’єкт або на різні об’ єкти і можуть передбачати:
– створення і функціонування спеціальних координаційних органів управління;
– проведення координаційних нарад;
– регулярний обмін інформацією, насамперед плановою й обліковою;
– прийняття одночасних спільних рішень.
Порядок відповідальності органів, між якими складаються координаційні зв’язки, може регламентуватися як нормативними актами органів, що мають вищий організаційно-правовий статус, так і спільними рішеннями учасників управлінського процесу.
Усі ці дії мають бути виконані в процесі організації здійснення планових завдань: треба розподілити частки завдання між учасниками, забезпечити їх сировиною, матеріалами, устаткуванням, фінансами, інформацією тощо, розробити схеми співробітництва і створити умови для його практичного здійснення, оперативно узгоджувати дії учасників і підтримувати стійкість процесу. Частково ці роботи виконуються під час планування, не випадково якісним вважається такий план, заходи якого не суперечать одним одному (тобто скоординовані), передбачають закріплення відповідальних (розподіл праці), можливість кооперування зусиль з метою запобігання марнотратству, засоби регулювання процесу. Але на етапі організації вони є більш трудомісткими та становлять саме його зміст. Важливість цих дій важко заперечувати, особливо для державного управління, для узгодження функціонування галузей господарства, регіонів, складових керуючої підсистеми.
Поняття “кооперування” та “координування” близькі за значенням, в обох ідеться про поєднання дій. Але між ними є й різниця. Кооперування – це форма поєднання трудової діяльності. В державному управлінні доцільно формувати схеми кооперування праці установ, що належать окремим гілкам влади або регіонам або галузям народного господарства, виходячи з мети функціонування або вирішення окремих завдань. Координування – це більшою мірою узгодження, сумісне упорядкування дій, складових системи. Це суспільна діяльність учасників процесу, яка спрямована на практичне забезпечення кооперування. Вона передбачає узгодження довгострокових і поточних планів проведення окремих заходів, нормативно-правових документів, дій з регулювання процесів, критеріїв мотивації праці, форм і об’єктів контролю, засобів зворотного зв’язку тощо.
У державному управлінні необхідними елементами є як організація праці (в кожній установі, в регіоні, в галузі, в суспільстві), так і організація діяльності окремих підсистем і елементів (координування та регулювання).
Обсяг робіт з організації діяльності є набагато більшим порівняно з тим, що стосується праці. Це зумовлено необхідністю регулювати додатково матеріальні, фінансові, інформаційні потоки, взаємовідносини в системах тощо. У системі “Держава” це пов’язано здебільшого із створенням відповідних умов, чим опікуються різні інституції.
Теоретичне обґрунтування змісту управлінських функцій передбачає визначення основних принципів, яким має підпорядковуватися здійснення кожної з них. Стосовно функції організації це:
– тісний зв’язок з цілями системи, визначеними під час планування;
– єдність мети;
– використання ефективних норм керованості;
– відповідність фактичної діяльності закріпленим функціям;
– доцільна самостійність підлеглих, поєднання єдиноначальності і колегіальності;
– делегування повноважень і відповідальності;
– підпорядкованість власних інтересів загальним;
– корпоративний дух;
– участь об’єкта в оцінці якості керуючого впливу;
– відповідність об’єктивним законам суспільного розвитку та інтересам народу.
Система державного управління і її підсистеми є великими та складними. У них використовуються всі засоби координування діяльності: і правила, і формування різних комітетів, комісій тощо. Доцільним сьогодні видається і виокремлення структурних одиниць із повноваженнями інтеграторів (координаторів). Особливо важливим це виглядає в системі “Регіон”, в якій необхідно узгодити діяльність органів державної виконавчої влади, місцевого самоврядування, громадськості, бізнесу тощо.
Не менше значення в системі державного управління має і організація праці. Раціональне здійснення цієї роботи на підставі засад кадрового менеджменту впроваджується дуже повільно, повноцінне управління персоналом відсутнє. Тому цей напрям діяльності сьогодні в Україні є великим резервом підвищення якості управлінських послуг.
Управління поєднує діяльність і відносини. У зв’язку з цим необхідно розглядати функцію “організація” у зв’язку з цими двома складовими. Відносини об’єктивно зумовлені розподілом праці, потребою її кооперування, посилення спеціалізації кожного окремого працівника поширює кооперацію і ускладнює завдання з координування і регулювання. Але і самі зв’язки в системі теж треба організовувати та розвивати. По-перше, це стосується відносин у системі “Держава”: розвиток ринкової економіки та завдання з демократизації суспільства потребують переосмислення доцільності існуючих управлінських зв’язків, планування їх трансформації, організації виконання планів, координування та регулювання відповідних дій у галузях, регіонах, установах різних гілок влади. Крім того, це потребує удосконалення організаційної структури, яка формалізує існуючі відносини і може суттєво заважати їх раціоналізації. Велику роль відіграє і забезпечення ресурсами, оскільки трансформація відносин має бути забезпечена підвищенням професійного і загальнокультурного рівня державних службовців, сучасними засобами обробки інформації, відповідною нормативно-правовою базою. З огляду на це дуже важливими є роботи з розподілу повноважень та відповідальності і побудови схем із кооперування діяльності, які закладають основу організації раціональних і ефективних відносин.