Організація роботи державних нотаріальних контор і державних нотаріальних архівів регламентується Главою 2 Закону України «Про нотаріат».
Державні нотаріальні контори створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Штати державних нотаріальних контор затверджуються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в АР Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в межах встановленої для державних нотаріальних контор штатної чисельності і фонду заробітної плати.
Державна нотаріальна контора є юридичною особою, яка створюється та реєструється у встановленому законом порядку. Очолює державну нотаріальну контору завідуючий, який призначається із числа осіб, які мають свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Призначення на посаду державного нотаріуса і завідуючого державною нотаріальною конторою та звільнення з посади провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
За вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством. За надання державними нотаріусами додаткових послуг правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також технічного характеру справляється окрема плата у розмірах, що встановлюються Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в АР Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кошти, одержані від надання таких додаткових послуг, спрямовуються до Державного бюджету України.
Державні нотаріальні контори утримуються за рахунок державного бюджету.
Державний нотаріус має печатку із зображенням Державного герба України, найменуванням державної нотаріальної контори і відповідним номером.
Державні нотаріальні архіви. В обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі засновуються державні нотаріальні архіви, які є складовою частиною Національного архівного фонду і здійснюють тимчасове (до 75 років) зберігання нотаріальних документів.
Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України.
Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
Мережа і штати державних нотаріальних архівів затверджуються в порядку, передбаченому для державних нотаріальних контор. Державний нотаріальний архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.
Приватна нотаріальна діяльність регламентується Главою 3 Закону України «Про нотаріат». Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі на підставі заяви особи, яка має свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю, та акта про сертифікацію про відповідність робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам. У заяві зазначається назва нотаріального округу, в якому особа буде займатися нотаріальною діяльністю.
Робоче місце (контора) приватного нотаріуса повинно розташовуватися в межах визначеного для нього нотаріального округу. Вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановлюються Міністерством юстиції України.
Реєстраційне посвідчення видається Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі у семиденний строк після подання заяви. Відмова у реєстрації приватної нотаріальної діяльності допускається лише у разі, коли подані документи не відповідають встановленим вимогам.
Про видачу реєстраційного посвідчення Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі повідомляють
органи доходів і зборів за місцезнаходженням постійного проживання приватного нотаріуса.
Приватний нотаріус зобов’язаний розпочати нотаріальну діяльність протягом 30 робочих днів після видачі реєстраційного посвідчення.
У разі коли нотаріус не розпочав роботу в установлений строк без поважних на те причин, реєстраційне посвідчення за наказом Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі анулюється.
Приватний нотаріус вправі мати контору, укладати цивільно-правові та трудові договори, відкривати поточні та вкладні (депозитні) рахунки в банках.
Час прийому громадян приватним нотаріусом повинен становити не менше п’яти годин на день і п’яти робочих днів на тиждень за виключенням обставин, за яких нотаріус з незалежних від нього причин не може здійснювати такий прийом.
Робоче місце (контора) приватного нотаріуса має знаходитись у межах нотаріального округу, в якому приватний нотаріус здійснює нотаріальну діяльність. Робоче місце (контора) має відповідати таким умовам: забезпечувати дотримання нотаріальної таємниці; давати можливість кожному приватному нотаріусу, який здійснює нотаріальну діяльність, одночасно та незалежно від іншого приватного нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність; бути захищеним від несанкціонованого проникнення; бути забезпеченим сейфом для зберігання печаток, штампів, металевою шафою для зберігання архіву нотаріуса; кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах; бути пристосованим для роботи технічного персоналу з документами у відокремленій від нотаріуса кімнаті.
До початку нотаріальної діяльності приватним нотаріусом, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса,
Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі протягом 15 днів з моменту отримання заяви про зміну адреси розташування робочого місця (контори) проводиться перевірка відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам, за результатами якої складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.
Приватний нотаріус може здійснювати нотаріальну діяльність лише за наявності акта про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.
Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов’язаний протягом трьох робочих днів повідомити Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
Приватний нотаріус має печатку із зображенням Державного Герба України, яка містить слова «приватний нотаріус», його прізвище, ім’я та по батькові, назву нотаріального округу. Печатка приватного нотаріуса виготовляється за єдиним зразком та описом, встановленими Міністерством юстиції України, за рахунок коштів приватного нотаріуса в установленому законодавством порядку.
Шкода, заподіяна особі внаслідок незаконних дій або недбалості приватного нотаріуса, відшкодовується в повному розмірі.
Для забезпечення відшкодування заподіяної внаслідок вчиненої нотаріальної дії здійснення функцій державного реєстратора прав на нерухоме майно відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» шкоди приватний нотаріус зобов’язаний до початку зайняття приватною нотаріальною діяльністю укласти договір страхування цивільно-правової відповідальності. Держава не несе відповідальності за шкоду, заподіяну неправомірними діями приватного нотаріуса при здійсненні ним нотаріальної діяльності функцій державного реєстратора прав на нерухоме майно. Так само приватний нотаріус не несе відповідальності по зобов’язаннях держави.
Мінімальний розмір страхової суми становить тисячу мінімальних розмірів заробітної плати. Розмір відшкодування заподіяної шкоди визначається за згодою сторін або в судовому порядку.
Заміщення приватного нотаріуса можливе у разі зупинення його нотаріальної діяльності в порядку, визначеному Законом України «Про нотаріат». Приватний нотаріус може укласти договір про заміщення його з іншим приватним нотаріусом у порядку та у межах строків, визначених Законом. Заміщення приватного нотаріуса проводиться до припинення обставин, з якими це заміщення пов’язане.
Приватний нотаріус, який заміщує приватного нотаріуса, нотаріальна діяльність якого зупинена, вчиняє нотаріальні дії від свого імені та прикладає свою особисту печатку. Приватний нотаріус, якого заміщують, не вправі здійснювати нотаріальну діяльність під час цього заміщення, якщо інше не передбачено Законом.
У разі дострокового повернення приватного нотаріуса до здійснення нотаріальної діяльності повноваження нотаріуса, який його заміщує, що виникли внаслідок такого заміщення, автоматично припиняються.
Підстави зупинення нотаріальної діяльності. Нотаріальна діяльність приватного нотаріуса тимчасово зупиняється на час дії таких обставин:
1) якщо приватний нотаріус не має приміщення для розміщення робочого місця або це приміщення не відповідає встановленим цим Законом умовам, – до усунення цих недоліків, але не більше 60 днів з дня виявлення цього порушення;
2) якщо приватний нотаріус не уклав договір про страхування цивільно – правової відповідальності приватного нотаріуса або розмір страхової суми не відповідає вимогам цього Закону, – до усунення цих недоліків, але не більше 30 днів з дня виявлення цього порушення;
3) якщо приватний нотаріус при вчиненні нотаріальних дій неодноразово порушував правила нотаріального діловодства, – до закінчення строку проходження підвищення кваліфікації (не більше двох тижнів);
4) у разі необгрунтованої відмови приватного нотаріуса від надання Міністерству юстиції України, Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головним управлінням юстиції в областях, містах Києві та Севастополі в порядку, передбаченому цим Законом, документів для перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства – до усунення цієї обставини;
5) у разі заміщення приватного нотаріуса в порядку, передбаченому Законом, – на строк такого заміщення;
6) у разі ненадання інформації приватним нотаріусом органам та особам, зазначеним у законі, – до усунення цієї обставини;
7) у разі обрання нотаріуса на посаду, зайняття якої несумісне зі здійсненням нотаріальної діяльності;
8) Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі надіслали до Міністерства юстиції України подання про анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю – до вирішення питання по суті, але не більш як на шість місяців.
Приватний нотаріус вправі зупинити нотаріальну діяльність за власним бажанням на строк, що не перевищує двох місяців протягом календарного року, або на більший строк за наявності поважних причин (вагітність, догляд за дитиною, хвороба тощо).
Про зупинення нотаріальної діяльності на строк більше трьох днів приватний нотаріус зобов’язаний не пізніше ніж за один робочий день до дня зупинення нотаріальної діяльності письмово повідомити Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі із зазначенням причин та строку відсутності.
Підстави припинення нотаріальної діяльності. Нотаріальна діяльність приватного нотаріуса припиняється у разі:
1) подання приватним нотаріусом письмової заяви про припинення нотаріальної діяльності;
2) анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;
3) неусунення приватним нотаріусом без поважних причин порушень щодо розміщення робочого місця нотаріуса, а також не укладення договору про страхування цивільно-правової відповідальності;
4) смерть приватного нотаріуса або оголошення його померлим у порядку, встановленому законом;
5) припинення громадянства України або виїзд за межі України на постійне проживання;
6) призначення приватного нотаріуса на посаду, зайняття якої несумісне зі здійсненням нотаріальної діяльності;
7) невиконання приватним нотаріусом наказу Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в АР Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі про зупинення його нотаріальної діяльності, за винятком випадків оскарження приватним нотаріусом такого наказу;
8) набрання законної сили обвинувальним вироком суду, яким приватний нотаріус засуджений за навмисний злочин;
9) набрання законної сили судовим рішенням, відповідно до якого нотаріуса притягнуто до відповідальності за адміністративне корупційне правопорушення, пов’язане з порушенням обмежень, передбачених Законом України «Про запобігання корупції»;
10) набрання законної сили рішенням суду про визнання приватного нотаріуса недієздатним, обмежено дієздатним або про застосування до нього примусових заходів медичного характеру;
11) набрання законної сили рішенням суду про визнання приватного нотаріуса безвісно відсутнім.
Приватний нотаріус зобов’язаний припинити нотаріальну діяльність з моменту отримання копії наказу про припинення його нотаріальної діяльності. Наказ про припинення нотаріальної діяльності може бути оскаржений приватним нотаріусом до Міністерства юстиції України або до суду.
Особа, нотаріальна діяльність якої припинена, зобов’язана протягом одного місяця з дня одержання копії наказу передати до відповідного державного нотаріального архіву всі документи нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса. У разі якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений рішенням Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в АР Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, але лише один раз і не більше ніж на місяць.
У разі неможливості або відмови приватного нотаріуса особисто здійснити передачу документів нотаріального діловодства та архіву приватного нотаріуса у встановлені строки цей обов’язок покладається на Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Респібліці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, яке в разі необхідності залучає до цього представників органів внутрішніх справ.
Припинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса означає припинення дії реєстраційного посвідчення.
Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та громадянином або юридичною особою.Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін.
Приватний нотаріус сплачує податки, встановлені Податковим кодексом України.
Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі проводять перевірку організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання ним правил нотаріального діловодства за певний період. Проведення повторної перевірки з тих питань, які вже були предметом перевірки, не допускається, крім перевірки звернень громадян чи юридичних осіб у межах предмета звернення та повноважень Міністерства юстиції України, Г оловного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
Перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, крім повторних перевірок, передбачених Законом, здійснюється не частіше одного разу у два роки виключно на робочому місці (у конторі) приватного нотаріуса з обов’язковим повідомленням його про проведення такої перевірки.
У разі виявлення під час перевірки порушень в організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса або неодноразових порушень ним правил нотаріального діловодства Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, які проводили перевірку, можуть зупинити або припинити нотаріальну діяльність приватного нотаріуса, а у разі виявлення неодноразового грубого порушення порядку вчинення нотаріальних дій – анулювати свідоцтво про право на зайняття нотаріальною діяльністю.
Порядок проведення перевірки організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства затверджується Міністерством юстиції України.