Генеза і сутність технологій менеджменту
Технології менеджменту, як показує аналіз, набули знач – ного поширення у сфері державного управління, де проблема раціоналізації й оптимізації управлінської діяльності є особливо гострою. Історичний досвід свідчить, що саме в цій сфері протягом багатьох тисячоліть концентрувалися досвід і знання про технологізацію управлінської діяльності.
Технологізація державного управління є процесом оптимізації управлінських рішень і дій, подолання їх розбалансованості на основі використання інноваційних методів, які дають змогу включати в цей процес не тільки засоби пізнання й діагностики державного управління, а й активні способи його зміни, зокрема мотивації, навчання та опанування нововведеннями як керуючих суб’єктів, так і керованих об’єктів.
Варто зазначити, що процес технологізації державного управління (й управлінської діяльності) – не що інше, як строго послідовний і чіткий виклад правил (або приписів), які слід спрямовувати на перетворення вихідних даних у бажаний результат вирішення управлінського завдання. Основними характеристиками процесу технологізації державного управління є: детермінованість – однозначність результату перетворення вихідних даних; дискретність – розподіл управлінської технології на окремі стадії, процедури і операції, масовість – можливість забезпечення використовуваним алгоритмом управлінської технології вирішення будь-якого завдання з класу однотипних завдань і вихідних даних. Технологізація державного управління пов’язана, як правило, з визначенням процедури вироблення управлінських рішень і дій.
Під технологією менеджменту, яка застосовується у сфері державного управління (або управлінською технологією), в загальному плані розуміють певне мистецтво, майстерність або вміння здійснювати послідовні управлінські дії для вибору доцільних процедур інформаційних перетворень і організаційних впливів, спрямованих на перетворення соціальної діяльності або переведення її в бажаний стан.
Інакше кажучи, управлінська технологія – це певний набір засобів і методів, за допомогою яких справляється цілеспрямований управлінський вплив на соціальний об’єкт або процес соціальної діяльності для підтримки якісної специфіки, оптимального режиму функціонування й бажаного розвитку. Технологія державного управління – це також сукупність прийомів виконання управлінських дій (робіт) з метою встановлення раціональної схеми взаємодії лінійних і функціональних структурних підрозділів, а також інших ланок системи управління соціальною організацією. Ця технологія характеризується процесами руху, обробки та аналізу інформації в діючій системі управління.
Це дає підстави тлумачити технологію менеджменту в державному управлінні як комплекс методів з обробки управлінської інформації з метою ухвалення, фіксації та реалізації управлінських рішень. При цьому управлінська технологія містить у собі сукупність методів і засобів збирання й обробки інформації, прийомів ефективного впливу на працівників, принципів, законів і закономірностей організації й управління, а також систему контролю.
Взагалі сфера державного управління як самостійний вид професійної людської діяльності базується, як правило, на застосуванні певних технологій менеджменту. Основними об’єктами цих технологій виступають людина, соціальна група, організація, інститут або будь-яка соціальна система в цілому. На відміну від технократичних технологій, наприклад машинобудування, металообробки та ін., об’єкти управлінських технологій у системі державницько-управлінської діяльності жорстко не детерміновані. Тому знаходження загального (певного) і особливого (не- визначеного) у сфері державного управління є найважливішим завданням будь-якого керівника (менеджера) соціальної організації чи державної установи.
Технології менеджменту як особливий вид технологій найбільш інтенсивно стали розвиватися на початку XX ст. завдяки засновникам наукового менеджменту (Фр.Тейлор, А.Файоль, Г.Емерсон, Г.Форд та ін.), кожний з яких зробив істотний внесок не тільки в обґрунтування принципів наукового управління, а й у розробку раціональних підходів до технологізації управлінської діяльності. Так, Фр.Тейлор сформулював наукові підходи до раціоналізації трудової діяльності й управління нею, створивши, по суті, ефективну технологічну систему цехового менеджменту. У свою чергу, А.Файоль визначив сутність технологій адміністративного управління, основні ідеї якої залишаються актуальними й донині. Г.Емерсон, що відкрив свої знамениті 12 принципів продуктивності управлінської праці, запропонував досить великий перелік управлінських технологій. Значним є внесок і Г. Форда в практичну технологізацію виробничого менеджменту. Він не тільки сформував науково-технічні принципи управління, а й створив першу успішно керовану потужну промислову компанію.
Тим часом розвиток технологій управління в колишньому СРСР (до складу якого входила й Україна) деякою мірою стримувався адміністративно-командною системою, що ігнорувала принципи ринкового регулювання економічних процесів, а також ефективні технології управління західного менеджменту. Проте управлінські технології в нашій країні розвивалися переважно у сфері адміністративно-державного управління.
Нині в умовах ринкових трансформацій та розвитку демократичних засад життєдіяльності українського суспільства формуються нові передумови технологізації у сфері державного управління. Перед вітчизняними науковцями й керівниками державних установ і організацій постають досить важливі й серйозні завдання створення ефективної системи державного управління й приведення її у відповідність із досягненнями світової організаційно-управлінської думки.
Адже сучасна технологія державного управління – це, насамперед, цілеспрямована послідовність дій (робочих операцій), яка шляхом впливу на предмет праці (за допомогою методів і засобів) дає змогу забезпечити ефективну взаємодію суб’єкта і об’єкта державного управління. Отже, така технологія характеризує взаємодію суб’єкта і предмета праці в управлінському процесі. Як суб’єкт праці виступає людина (колектив людей, орган управління), а як предмет – інформація; свідомість, психіка та поведінка людини, відносини або взаємодії в будь-якому колективі, соціальному утворенні чи суспільстві в цілому.
В управлінській діяльності використовуються, як правило, такі засоби: влада, апарат управління, нормативні акти, слово, традиції, моральні норми, засоби масової комунікації, інформаційно-аналітична та організаційна техніка тощо. Для досягнення цілей будь-якої діяльності використовуються адміністративні, правові, організаційні, економічні, соціальні, соціально- психологічні методи управлінського впливу, а також специфічні прийоми роботи з управлінською інформацією (збирання, інтерпретація, аналіз, узагальнення тощо).
Управлінська діяльність суб’єктів державного управління передбачає виконання цілої низки різноманітних процедур і операцій, які можуть бути об’єднані в певні процеси (або функції) відповідно до рівня ієрархії та специфіки об’єкта державного управління. Усі ці процеси (функції) виконуються конкретними людьми в певних соціальних утвореннях, що свідчить про існування цілої системи технологій виконання управлінських процедур і операцій у будь- якій державній установі чи організації.
Натомість незалежно від типу (чи виду) технології державного управління мають відповідати таким вимогам: єдності технологічного процесу в організації (установі), тобто повного виключення будь-яких перешкод при виконанні різних видів робіт; мінімальної вартості та трудомісткості виконання роботи; найменшій складності процесу, яка впливає на якість, надійність і собівартість робіт; рівномірності навантаження на структурні підрозділи та окремих працівників організації чи установи.
Приступаючи до класифікації технологій менеджменту в державному управлінні, необхідно зазначити, що їх типологічна розмаїтість зумовлена насамперед широкою технологізацією сфери державного управління загалом, у якій соціальні технології досягли найбільш інтенсивного розвитку. Це зумовлено також і тим, що ефективне державне управління є нині основним рушієм сучасного суспільного розвитку. Так, за підрахунками західних фахівців, цінність ефективної системи державного управління становить для суспільства понад 80%, а цінність капіталів і робочої сили – лише 10%.
Класифікація технологій державного управління
Державне управління (порівняно з іншими сферами громадського життя) є найбільш технологізованою сферою в сучасному суспільстві. У цьому зв’язку як підстава для найбільш загальної класифікації технологій менеджменту, які застосовуються і у сфері державного управління, доцільно, на наш погляд, використати: особливості об’єктів і суб’єктів державного управління; специфіку механізмів державного управління; види організаційних структур державного управління; ступінь охоплення елементів управлінського циклу; особливості стилю управлінської діяльності; типологію процесу управління, а також етапи його технологізації (табл. 17.1).
Таблиця 17.1. Класифікація загальних технологій державного управління
| №
з/п |
Підстава класифікації | Основні види технологій державного управління |
| 1 | За об’єктом управління |
|
| 2 | За суб’єктом управління |
|
| 3 | За механізмом управління |
|
| 4 | За видами організаційних структур управління |
|
| 5 | За ступенем охоплення елементів управлінського циклу |
|
| 6 | За видами стилю управлінської діяльності |
|
| 7 | За типом процесу управління |
|
| 8 | За етапами технологізації управлінської діяльності |
|
Перш ніж приступити до аналізу технологій державного управління, необхідно згадати деякі аспекти загальної теорії управління: що таке управління, які функції й структура управлінської системи. Після цього на підставі діяльнісного підходу до управління можна представити структуру управлінського циклу, що включає такі етапи: 1) формулювання цілей і визначення завдань; 2) розробка й прийняття управлінських рішень; 3) реалізація управлінських рішень;
4) організація контролю й коригування управлінських впливів. Така структура, по суті, й визначає основний зміст технологій управління.
Іншими словами, будь-яка соціально-управлінська технологія будується на основі управлінського циклу і являє собою своєрідну єдність формалізованих та неформалізованих дій. Основним тут є те, як знайти найефективніші шляхи трансформації наукового знання в соціально-управлінські технології і програми практичних дій людей, соціальних установ і організацій. Виходячи з цього стандартизована схема соціально-управлінської технології у загальних рисах може мати такий вигляд (див. рис. 17.1).
У цьому зв’язку всі технології менеджменту, які можуть застосовуватися у сфері державного управління, можна поділити на два види: загальні (або цілісні) і спеціальні (або часткові). Загальні технології державного управління (див. табл. 17.1), у свою чергу, містять у собі кілька часткових управлінських технологій, зокрема технологію цілепокладання (наприклад побудова дерева цілей), вироблення управлінських рішень (наприклад методом “мозкового штурму”). До часткових технологій державного управління відносять технології прийняття управлінських рішень (наприклад методом голосування), контролю (наприклад методом вибіркового контролю); планування (наприклад методом планових завдань), організації (наприклад методом організаційного проектування), формування кадрового потенціалу (наприклад методом рольових ігор) і т. ін. (табл. 17.2).
Таблиця 17.2. Класифікація спеціальних (або часткових) технологій державного управління
| № з/п | Підстава класифікації | Основні види технологій державного управління |
| 1 | За способом визначення цілей і завдань управління |
|
| 2 | За способом розробки й ухвалення управлінського рішення |
|
| 3 | За ступенем організації об’єкта управління |
|
| 4 | За способом управлінського контролю |
|
| 5 | За ступенем забезпеченості кадровим потенціалом |
|
| 6 | За використанням управлінських документів та інформації |
|
| 7 | За видами ресурсів, що використовуються у сфері управління |
|
| 8 | Залежно від ступеня організації об’єкта управління |
|
Використання технологій менеджменту в державному управлінні
Важливо зазначити, що в рамках великої соціальної системи (наприклад соціальна організація, соціальний інститут або суспільство в цілому) можуть застосовуватися різні технології управління або їх поєднання. При цьому основним регулятором практичного використання управлінських технологій є, як правило, різні способи цільового управління соціальною організацією або установою. На рис. 17.2 наведені варіанти спільного використання управлінських технологій у сфері будь-якої соціальної діяльності, в тому числі й у сфері державного управління.
Спеціальні (або часткові) технології державного управління, що виділяються залежно від стану справ об’єкта державного управління, а також від ступеня його організації, є на сьогодні найпоширенішими в соціально-управлінській практиці. Тому видається доцільним спинитися детальніше на роз’ясненні їх суті.
Рис. 17.2. Розподіл управлінських технологій у сфері державного управління
Технології управління за цілями в державній організації та установі спрямовані на запобігання (або передбачення), в основу яких покладено стратегічний план, що розробляється як для організацій у цілому, так і для кожного її працівника окремо. Існує три варіанти управління за цілями: 1) просте цільове управління; 2) програмно-цільове управління; 3) регламентне управління.
Просте цільове управління, наприклад, передбачає визначення керівником установи соціальної роботи тільки строків і кінцевої мети управління без вказівки на механізм її досягнення. При цьому мета може бути досягнута у передбачуваний термін або раніше, а може бути й не досягнута. Таким чином, просте цільове управління соціальною організацією дає підлеглим великий простір для ініціативних рішень, однак досягнення мети за такого способу управління не гарантується.
Програмно-цільове управління соціальною організацією чи установою, у свою чергу, передбачає розробку керівником цілей управління й механізму їх реалізації, а також строків процесу досягнення цілей. Мета в цьому разі досягається в передбачуваний термін.
Регламентне управління соціальною організацією чи установою, на відміну від попередніх видів, передбачає розробку керівником цієї установи кінцевої мети управління й обмежень за параметрами і ресурсами, наприклад рух тільки в напрямі до мети при заданому обмеженні ресурсів. За таким варіантом управлінська мета буде обов’язково досягнута, але в строки, які важко заздалегідь визначити.
Зауважимо, що технології програмно-цільового й регламентного управління державною організацією чи установою належать до сфери наукового управління, у той час як просте цільове управління – до управління на рівні здорового глузду (“хотів зробити як краще”). Пріоритетне використання того чи іншого варіанта цільового управління залежить від типу об’єкта управління (див. табл. 17.3).
Таблиця 17.3. Пріоритети варіантів цільового управління
| №
з/п |
Об´єкт управління | Пріоритети цільового управління | |
| Тип | Чисельність, осіб | ||
| 1 | Товариство з обмеженою відповідальністю | 3-5 |
|
| 2 | Товариства з обмеженою й додатковою відповідальністю | 100-500 |
|
| 3 | Акціонерні товариства всіх типів | 1-5 тис. |
|
| 4 | Економіка України | • Регламентне управління | |
Технології управління за результатами становлять окремий вид технологій менеджменту, що базуються на очікуванні майбутніх результатів, тобто управлінські рішення при їх використанні приймаються після одержання результатів за попередніми (або раніше прийнятими) рішеннями. Така управлінська технологія добре зарекомендувала себе під час використання в середніх і невеликих державних організаціях або установах чи підрозділах великих державних установ і організацій, у яких час між прийняттям рішень і результатом їх виконання є мінімальним (від кількох годин до кількох днів). Ця технологія базується, як правило, на використанні загальної функції координації.
Відомо, що для успішного управління будь-якою державною організацією чи установою часто беруться до уваги або досить відомі фактори, або ті, які важко визначити. Ці фактори належать як до зовнішнього, так і до внутрішнього середовища установи чи організації. Наприклад, іноді важко заздалегідь розрахувати й підібрати персонал для досягнення ефекту синергії (тобто різкого підвищення продуктивності праці і якості державних послуг, що надаються громадянам). Тому керівник організації чи установи повинен поступово проводити ротацію й добір кадрів виходячи з досягнутих результатів або результатів, яких передбачається досягти. Така сама ситуація спостерігається і з життєвим циклом державної послуги, що надається громадянину, який можна розрахувати лише орієнтовно, а її коригування має здійснюватися постійно на всіх етапах.
Для реалізації технологій управління за результатами керівництву державної організації чи установи необхідно здійснити таку організаційну й функціональну підготовку: у рамках відділу маркетингу (або знову створеного відділу) сформувати аналітичну групу із двох-трьох фахівців у сфері менеджменту, психології, соціології чи маркетингу; створити для цієї групи матричну організаційну структуру управління. Основними завданнями цієї групи будуть такі: аналіз поточної інформації, проведення опитувань, визначення проблем і підготовка пропозицій щодо коригування тактичних і стратегічних рішень, створення інформаційної бази. Така технологія буде також досить корисною при самонавчанні керівників державних організацій чи установ на власних помилках і досягненнях.
Технологія управління державною організацією чи установою на базі потреб та інтересів базується на стимулюванні діяльності персоналу через їхні потреби й інтереси. Така технологія забезпечує ефективну взаємодію керуючої і керованої підсистем системи державного управління. Вона рекомендується для тих державних служб і організацій, що функціонують у невеликих регіонах (містах, селищах і т ін.), діяльність яких істотно впливає на формування позитивного соціально-психологічного клімату муніципальних утворень завдяки наданню якісних державних і соціальних послуг відповідно до потреб та інтересів населення, особливо найбільш незахищених його верств.
На рис. 17.3 наведена технологія управління на базі потреб та інтересів, що забезпечує ефективну взаємодію керуючої (керівник) і керованої (підлеглі) підсистем менеджменту державної організації. Виходячи з теорії потреб керівникам варто формувати управлінські відносини тільки з урахуванням інтересів і потреб підлеглих (лінія 2 на рис. 17.3), оскільки інші керуючі впливи (лінії 1, 3, 4) призводять до протидії з боку підлеглих. Перелік основних потреб та інтересів наведений у табл. 17.4.
Таблиця 17.4. Перелік потреб та інтересів
| Для людини | Для суспільства |
| 1. Основні, або базові, потреби: у їжі, житлі, одязі, відпочинку; здоров’ї; у продовженні роду | 1. Основні, або базові, потреби: у праці; у безпеці; додатковому продукті; у керівництві |
| 2. Соціальні потреби: у творчій праці; у любові, родині; в інформації, знанні; у спілкуванні; у вірі; в організації; у порядку, стабільності | 2. Соціальні потреби: у стабільності; у вірі; саморозвитку |
| 3. Інтереси: матеріальні; соціальні; духовно-життєві | 3. Інтереси: у милосерді; у розвитку культури; в сучасному виробництві |
Технології управління державною організацією чи установою шляхом постійних перевірок і вказівок базуються на жорсткому плануванні діяльності підлеглих працівників і постійній увазі з боку керівника до їхніх поточних справ. Така технологія ефективна для невеликих державних організацій чи установ, у яких авторитет і професіоналізм керівника не підлягає сумніву. Наприклад, ця технологія буде досить успішною для нових наукомістких або навчальних установ, нових видів державних або соціальних послуг, а також для тих державних або соціальних служб, де на договірній основі працюють консультанти-менеджери. Ця технологія передбачає в основному лінійну структуру управління підрозділами державної організації чи установи, а цикл процесу управління включає поступову зміну ситуації при незмінній меті таким чином, щоб проблема була мінімальною за рахунок поступової реалізації комплексу заходів або управлінських рішень (рис. 17.4 і 17.5).
Рис. 17.4. Лінійна структура управління підрозділами в державній організації (установі)
Слід зазначити, що ця управлінська технологія реалізується в основному в трьох формах:
1) наставництва (постійне перебування працівника під контролем свого безпосереднього керівника; 2) групового навчання з індивідуальним контролем; 3) періодичного контролю (здійснюється керівником методом регламентних перевірок, бесід або розбору ситуацій). Звичайно, ця технологія має тимчасовий характер і застосовується доти, поки відповідний персонал державної організації чи установи не досягне необхідного рівня професійної кваліфікації.
Технології управління державною організацією чи установою у виняткових ситуаціях рекомендуються для використання в державних утвореннях, які працюють за жорстко регламентованою виробничою технологією або мають довірчу (функціональну) структуру управління. При цьому жорстко регламентована виробнича (обслуговуюча) технологія передбачає чіткий розподіл усіх виробничих (службових) та управлінських функцій, а також чітку взаємодію з постачальниками й споживачами. Довірча структура управління як феномен ринкової економіки, формується при створенні нової організації у формі товариства з обмеженою відповідальністю (акціонерного товариства або інших організаційних форм підприємницької діяльності), у яких: 1) засновники пов’язані між собою дружніми (або сімейними стосунками);
2) засновники (або працівники) можуть професійно виконувати всі види діяльності.
Ця управлінська технологія найбільш успішно реалізується в державних організаціях за умови використання кільцевої схеми організаційно-управлінських відносин (рис. 17.6).
Рис. 17.6. Кільцева схема організаційно-управлінських відносин
Технології управління державною організацією чи установою шляхом активізації діяльності персоналу реалізуються в основному за допомогою його морального й матеріального стимулювання, а також шляхом мобілізації зусиль на виконання визначених функцій і завдань (див. рис. 17.7). Взагалі технології управління персоналом являють собою сукупність прийомів, способів, форм і методів пливу на персонал у процесі його наймання, використання, розвитку і звільнення з метою отримання кращих результатів трудової діяльності. Ці технології регламентуються, як правило, спеціально розробленими нормативно-методичними документами: нормами і нормативами, положеннями, посадовими інструкціями, організаційними схемами управління, схемами документообігу, схемами функціональних взаємозв’язків та іншими документами.
Як видно з рис. 17.7, стимулювання персоналу державної організації чи установи шляхом задоволення основних матеріальних потреб (харчування, одяг, житло) демонструє мінімальну ефективність його трудової діяльності. На цьому етапі моральні стимули практично не відіграють ніякої ролі. Стимулювання шляхом задоволення основних соціальних потреб, у свою чергу, вирішує завдання підвищення ефективності праці персоналу до критичної точки А, зумовленої фізичними можливостями людини. Моральні стимули тут відіграють другорядну роль, лише мінімально підвищуючи ефективність праці. Тим часом стимулювання персоналу шляхом задоволення його матеріальних і соціальних потреб та інтересів істотно змінює емоційний стан кожного працівника, завдяки чому в нього відкривається ніби “друге дихання”.
Що стосується проблеми мобілізації персоналу, то під нею розуміється процес формування у працівників (на базі загальнолюдських моральних цінностей) такого ставлення до своєї організації (установи), що сприяє виникненню нових рушійних сил, спрямованих на досягнення поставлених цілей і завдань. Адже продуктивність праці людини багато в чому залежить від її внутрішнього емоційного стану, настрою. Тому ефективно керувати цим станом – основне завдання управлінської технології активізації діяльності персоналу.
Завершуючи розгляд технологій менеджменту в державному управлінні, зазначимо, що кожна державна організація (установа) накопичує власний технологічний досвід, який становить деяку сукупність як загальних, так і часткових (специфічних) технологій управління, утворюючи тим самим свою неповторну “фірмову” технологію управління керованими об’єктами і процесами.
Як показав аналіз, процес розвитку сучасних технологій державного управління дає підстави виділити кілька важливих тенденцій. По-перше, підвищення уваги до людського капіталу (людських ресурсів), який розглядається нині як основна цінність будь-якої державної організації (установи), а сам підхід до управління з позицій людського капіталу – як найважливіший чинник розробки сучасних технологій управління. По-друге, технології управління розглядаються нині як ефективні інструменти впровадження управлінських інновацій, що забезпечують стійку динаміку розвитку державних органів та установ у складних умовах перманентних і глобальних змін. По-третє, у сфері прийняття управлінських рішень керівники (менеджери) державних установ чи організацій все частіше орієнтуються на ієрархію цільових міжфункціональних груп, використання формальних правил і процедур, а також стратегічних планів і безпосередніх горизонтальних зв’язків, які в сукупності й становлять новітні технології прийняття управлінських рішень. По-четверте, демократизація системи державного управління сприяє розширенню практики автономізації підсистем управління, делегування повноважень, прав і відповідальності на нижні рівні державного управління, що надає сучасним управлінським системам партисипативних рис й орієнтує їх на ефективне виробництво необхідних товарів і якісне надання різноманітних державних і соціальних послуг населенню.
Таким чином, технології державного управління набувають дедалі більш гнучкого, варіативного і ситуаційного характеру, поступово переборюючи тим самим жорсткий детермінізм їх побудови й реалізації. Більше того, сучасні управлінські технології все більше перетворюються на специфічні різновиди інформаційно-комунікативних технологій, які оперують значними масивами соціальної інформації й потужними банками даних, використовуючи при цьому складні інформаційно-аналітичні і технічні системи, ефективну організаційну техніку для значного підвищення якості державних та соціальних послуг, що надаються різними державними організаціями чи установами.