Поняття та ознаки проекту
Проект – унікальний набір скоординованих робіт заданого змісту з визначеними початковою та кінцевою датами, обмеженою вартістю та часом реалізації, які спрямовані на досягнення запланованих цілей за характеристиками тривалості, вартості та задоволення учасників.
Проект має три основні властивості: унікальність місії проекту; тимчасовий характер, позначений певним часом початку і закінчення; невизначеність, така як зміни в оточенні проекту і ризики.
Унікальність. Навіть якщо проекти схожі, вони ніколи не виконуються в одному і тому самому оточенні та контексті. Проекти є неповторними та унікальними; головна думка, пов’язана з місією проекту, часто визначає вирішення конкретної проблеми. А проект представляє різні типи унікальності, відмінні риси, а також можливості інновації. Хоча існують різні типи та рівні унікальності, вона вимагає змін у поглядах, створення підходів, а також багатого досвіду з огляду на абсолютно нові елементи.
Тимчасовий характер. Тимчасовий характер визначається певним початком і закінченням кожного проекту. Час початку можна встановити, оскільки проект починається не тільки виходячи з визначених дат, продиктованих його графіком, а і з того, на який термін організується тимчасова команда проекту і призначається команда ключових осіб. Необхідно чітко визначити умови завершення проекту. Проектний менеджер може взяти на себе відповідальність за здачу проекту тільки в тому разі, якщо дата закінчення проекту встановлена.
Невизначеність. Оскільки проекти не повторюються, виконуються для продукту з унікальним змістом і передбачають певні умови, виконання їх місій є не завжди простим завданням і супроводжується деякою невизначеністю. Ця невизначеність призводить до ризиків, зумовлених невизначеною інформацією, незрілою або невипробуваною технологією і непередбачуваними чинниками. У проектах ці ризики долаються за допомогою проектного менеджера та об’єднаних знань, суджень і творчого потенціалу членів команди.
Основні поняття проектного менеджменту
Команда проекту – це тимчасове організаційне утворення, що створюється й функціонує впродовж періоду реалізації проекту й забезпечує ефективне досягнення його цілей. Склад і функції команди проекту залежать від масштабу, складності й інших характеристик проекту, що визначають його унікальність.
Життєвий цикл проекту – період від моменту появи концепції майбутнього продукту проекту або вимог до нього (інформація) до моменту передання цього продукту в експлуатацію (закриття). Життєвий цикл проекту складається з кількох фаз, кожна з яких передбачає виконання певних дій, що приводять до одержання проміжного результату. Загальноприйнятого розподілу на фази не існує, але всі фази виконуються в хронологічній послідовності. Важливо, що наприкінці кожної фази необхідно оцінити заново обґрунтованість подальшого виконання проекту.
Робота – неподільна частина проекту, що забезпечує виконання запланованих дій у встановлені терміни на основі обумовленої технології та вимог до якості, що використовує матеріально-технічні та фінансові ресурси. Структура робіт проекту (WBS) – ієрархічна структура, що розділяє роботи проекту на групи, підгрупи, категорії тощо. За природою структура робіт проекту є ієрархічною і в основному призначена для забезпечення повноти опису проекту і відстеження змін складу і змісту робіт, які виконуються в його межах.
Управління змінами (Change Management) – це збалансована система управління ресурсами (людськими і технічними), пов’язана зі змінами. Управління змінами – це сукупність робіт, зокрема:
- визначення і впровадження нових цінностей, стосунків, норм, стилю поведінки в межах організації, які підтримують нові способи виконання роботи і переборюють протистояння змінам;
- досягнення консенсусу між споживачами і зацікавленими сторонами щодо певних змін, реалізованих для більшого задоволення їхніх потреб;
- планування, тестування і впровадження всіх аспектів переходу від однієї організаційної структури (бізнес-процесу) до іншої.
Управління проектами, або Project Management (PM) – це мистецтво керівництва та координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених у проекті результатів за складом та обсягом робіт, вартістю, часом, якістю та задоволеністю учасників проекту.
Управління проектами – це використання знань, навичок, методів і засобів у процесі управління виконанням робіт проекту для задоволення або перевищення потреб і бажань зацікавлених осіб у процесі досягнення мети проекту.
Зацікавлені учасники, або зацікавлені сторони проекту – всі, хто в процесі реалізації проекту щось придбає або, навпаки, втратить. Зацікавлених сторін у проекті досить багато. Часто деякі з них можуть фізично бути об’єднані в одній особі.
Технологія управління проектами – набір моделей, методів, механізмів і засобів, включаючи комп’ютерні системи, що забезпечують процеси управління проектами.
Процес – численність взаємопов’язаних операцій, що перетворюють ресурси входу в продукти на виході. Процес управління проектом – комплекс управляючих впливів для усунення відхилень від цільової моделі проекту (наприклад затримка за часом, перевитрати ресурсів, вартості тощо).
Логічна матриця проекту – це інструмент у вигляді матриці, що дає змогу системно представити проект на стадії розробки й використовувати його для моніторингу на стадії виконання й закриття проекту. Матриця дає уявлення про взаємозв’язок результату й мети проекту, продукту проекту й діяльності з виконання проекту. Зазвичай матриця займає 2-3 сторінки і містить конкретну й реалістичну інформацію про проект. Це живий документ, у який вносяться зміни в процесі реалізації проекту.
Реалізація проекту – комплекс дій, що передбачає планування, організацію, моніторинг, контроль і виконання всіх складових проекту, а також стимулювання учасників проекту для досягнення його цілей в установлений час з погодженою вартістю і якістю виконання робіт.
Цінність проекту – властивість проекту, що визначається вигодою, яку надає продукт проекту, за умови виконання вимог, охоплених місією проекту. Існує дві необхідні умови, які гарантують отримання цінності проекту. Перша – практична здатність проектного менеджера виконати проект згідно з планом, і друга – спосіб, за якого через продукт проекту гармонійно досягається його цінність для всіх зацікавлених сторін. Якщо перша умова є обов’язковою, то друга – достатньою для досягнення цінності проекту.
Проект, який задовольняє ці дві умови, може створити цінність активу, включаючи його інтелектуальну цінність як прямий результат від його використання; цінність інновації завдяки тому, що її продукт створює нову соціальну цінність для суспільства і цінність власника, також відому як цінність балансування інтересів зацікавлених сторін, яка включає цінність володіння проектом для кожної зацікавленої сторони і продукує синергію для майбутнього вигідного співробітництва або нової моделі кросіндустріального бізнесу, де виконання проекту передбачає збалансування інтересів стейкхолдерів.
Програма – численність взаємопов’язаних проектів, що забезпечують досягнення поставленої мети в обумовлені терміни з установленим бюджетом і необхідними ресурсами. Програма – це складна група проектів, життєві цикли яких вписані в життєвий цикл програми [1].
Основними характеристиками програми є: різноманітність, масштабність, складність, невизначеність. Зокрема:
– програма характеризується різноманітністю контексту, який визначається взаємопов’язаністю різних галузей знань, у сукупності спрямованих на вирішення завдань програми;
– у програмі елементи різних типів: політичні, економічні, соціальні – синтезуються і формують її масштабність, предметну сферу і структуру;
– програма характеризується складністю, яка визначається наявністю і нечіткістю меж між проектами, взаємопов’язаністю проектів та інтеграцією проектних життєвих циклів;
– програма стикається з більш високим ступенем невизначеності, зумовленим змінами в оточенні, ніж проект, оскільки вона потребує більше часу для реалізації.
Управління програмою – це додаткові (понад управління проектами) дії, метою яких є створення цінностей. Ключовою підсистемою в управлінні програмою є управління інтеграцією проектів у межах програми, а основою практики управління програмою – управління проектним товариством.