Скільки б часу не займали телефонні розмови, вони не можуть замінити в житті ділової людини живого спілкування, спілкування керівника з підлеглими, співробітників із клієнтами тощо.
Залежно від ситуації і статусу сторін, це спілкування може бути офіційним і неофіційним, відбуватися у вигляді зустрічей, нарад, бесід. При цьому кожний вид спілкування підпорядковується своїм, тільки йому притаманним правилам етикету. Розглянемо правила організації і проведення ділових зустрічей.
Зустрічі зазвичай плануються заздалегідь. Готуючись до них, необхідно визначити коло питань для обговорення, перелік документів, які необхідно прийняти, спрогнозувати хід бесіди. Місце і час зустрічі визначається заздалегідь. Запізнення або відсутність особи, яка призначила зустріч, є порушенням правил етикету, особливо це стосується зустрічі з незнайомими людьми. Перше враження, як відомо, буває найсильнішим, надовго залишається у пам’яті, а помилки, у тому числі пов’язані з порушенням правил етикету, можуть сприйматися як риси особистості, прояв невихованості і стати бар’єром у спілкуванні.
Для проведення ділових зустрічей краще використовувати спеціальні приміщення або кабінет для нарад. У торцях стола (або посередині) ставлять пляшки зі столовою мінеральною (але не лікувальною) водою, іншими прохолоджуючими напоями. Пляшки повинні мати етикетки. Ставлять їх таким чином, щоб учасники зустрічі бачили етикетку з назвою напою. Заздалегідь пляшки не відкривають, для цього поруч кладуть ключ. Стакани завжди ставлять на серветки (підноси, тарілки), перевертаючи догори дном, а фужери – навпаки. На столі розкладають аркуші паперу, блокноти, олівці, ураховуючи кількість учасників зустрічі.
Якщо на стіл кладуть цигарки, сірники, це означає, що у цьому приміщенні можна курити. Проте, якщо ця зустріч передбачається з діловими партнерами зі США, Франції, то ні цигарок, ні сірників не кладуть.
“Господар” кабінету зустрічає учасників ділової зустрічі напівдорозі до свого столу, і ніколи – за робочим столом. Руки через стіл ніколи не подають.
Запрошує тих, хто увійшов, сісти. Гість сідає після того, як сів “господар”. Вийшовши назустріч гостю, необхідно застебнути піджак.
При зустрічі чоловіки обмінюються рукостисканнями, жінки – за спільною згодою.
Після привітання упорядник зустрічі запрошує присутніх до зали засідань і пропонує їм зайняти місця обличчям до вікна, до світла. Це вважається більш чемним. Не слід, проте, садовити гостей навпроти вікон, не захищених від сонця.
Керівники (представники) делегацій, розміщуються один навпроти одного, праворуч від них – заступники. Якщо у зустрічі бере участь іноземна делегація, то ліворуч розташовуються перекладачі. Інші розташовуються довільно.
Розмова на офіційній зустрічі розпочинається з питань загального характеру: “Як ви доїхали? “, “Як розмістилися в готелі? ” тощо.
Потім відбувається представлення учасників, обмін між керівниками візитними картками. Якщо учасників зустрічі мало, то візитками можуть обмінятися всі присутні.
Після представлення розпочинається бесіда. Узвичаєний етикет таких зустрічей не припускає під час бесіди виявляти нетерпіння, грубість, безтактність, вживати повчальний, менторський або запобігливий тон. На діловій зустрічі всі рівні і зобов’язані шанувати один одного.
Данійі Грант, відомий російський письменник, розповідає, як якось він приїхав в англійську родину і похвалив запропонований йому віскі.
“Зоя Семенівна непомітно штовхнула мене в бік.
– Незручно, – прошепотіла вона. Подумають, що ми дикуни, перший раз бачимо віскі.
– Але я дійсно ніколи не пив такого віскі.
– Послухайте, Гаррі, – сказав я голосно, – ви пили коли-небудь хлібний квас?
– Ні, – сказав Маклістер. – Що це за штука?
– А самогон? От бачите, люба Зоє Семенівно, а проте він культурна людина. Чому я повинен знати про це віскі, якщо він не знає про квас”.
Ділова зустріч не повинна тривати більше двох годин. Через 20 хвилин після початку зустрічі секретар може подати на вибір каву або чай. Спершу пропонують керівникові групи гостей, потім – “господарю” та всім присутнім. На стіл можна поставити цукор (рафінад), цукерки (в коробках), печиво. Якщо подають фрукти, тістечка, треба поставити тарілочки, а до фруктів подати фруктовий ніж.
Після завершення зустрічі можна подарувати сувеніри. Існують різні точки зору з приводу того, хто повинен робити це першим: “господар” або гості? Важливо те, щоб сувеніри відповідали рангу учасників зустрічі.
Першим після закінчення зустрічі підводиться “господар” і прощається з кожним із гостей. Виходити з кабінету разом із гостями не рекомендується. Гостей проводжає відповідальний за зустріч.