Поняття управління проектами
Управління проектами є однією з найбільш актуальних та прогресивних управлінських технологій, що продовжує швидко розвиватись. Напрямів його застосування концепції проектного менеджменту надзвичайно багато, і вони можуть охоплювати практично всі сфери людського життя, у тому числі й державне управління.
Необхідність реалізації великомасштабних проектів зумовила формування нових проект- но-орієнтованих інноваційних технологій та механізмів реалізації складних, розрахованих на великий проміжок часу цілей, пов’язаних з використанням значних ресурсів, а часто міжвідомчої та міжгалузевої кооперації.
Базовим інструментом управління змінами є програми й проекти. Кожна програма являє собою комплекс взаємопов’язаних (по ресурсах, термінах і виконавцях) проектів, які забезпечують досягнення масштабної мети. Основу проектного підходу в управлінні становить погляд на проект як на керовану зміну початкового стану будь-якої системи (наприклад держави, організації чи підприємства), пов’язану з витратами ресурсів, у тому числі коштів, часу тощо. Дослідження процесу й регулювання змін, здійснюваних за заздалегідь розробленими правилами в рамках бюджету і тимчасових обмежень, становлять суть управління проектами.
Управління проектами (проектний менеджмент):
- являє собою міждисциплінарну, синтетичну наукову, навчальну і практичну дисципліну;
- відображає у своїх методах і засобах загальні тенденції світового, національного, культурного й науково-технічного розвитку.
Об’єктивні передумови появи, існування і безперервного розвитку управління проектами визначаються тим, що він переважно спрямований на забезпечення ефективності формування, використання і розвитку кадрів управління, а також на методологічне і організаційно-інструментальне забезпечення розвитку як визначальної категорії буття і підтримки життєдіяльності.
Управління проектами є одним з ефективних інструментів розв’язання проблемних ситуацій у проектах, коли з початку їх виникнення і аналізу можливих шляхів їх розв’язання розглядаються і аналізуються ключові категорії проекту: цілі; кінцеві продукти; суттєві параметри і характер впливу навколишнього середовища; необхідні ресурси; критерії позитивності результатів, ефективності їх досягнення і оцінки; можливі механізми та інструменти діяльності й управління.
Головним завданням управління проектами є досягнення всіх цілей та виконання завдань проекту з одночасним виконанням зобов’язань щодо наперед визначених обмежень проекту (зміст, час, бюджет).
Філософія та методологія управління проектами
Філософія управління проектами базується на розумінні проекту як окремого об’єкта управління. Його характерні особливості (унікальність, тимчасовість, невизначеність) формують специфіку методів управління. В основному ця специфіка полягає ось у чому.
- Це управління в умовах невизначеності результатів. Новизна проектних рішень та унікальність робіт, які виконуються, не можуть гарантувати з достатньою ймовірністю точне дотримання плану. Тому управління має зосереджуватися на зниженні невизначеності в процесі виконання проекту. Це дає змогу своєчасно усувати недоробки плану та помилки його розробників, які неминучі в умовах невизначеності.
- Управління проектом має здійснюватися відносно окремо від поточної діяльності. Це необхідно для того, щоб повністю зосередитися на досягненні мети проекту, а також щоб забезпечити оперативність у прийнятті управлінських рішень.
- На відміну від поточної діяльності, де доводиться шукати компроміс між різними факторами та ресурсами, в управлінні проектами діє правило: “час важливий над усе”. Заради своєчасного виконання проектних робіт можна жертвувати бюджетом, витратами ресурсів і багато чим, виключаючи, звичайно, якість проектних рішень.
- Серед рішень, які доводиться приймати під час виконання проектів, пріоритет мають ті, які характеризуються більшою надійністю в досягненні результату, навіть якщо вони за іншими параметрами можуть бути визнані неефективними. Ризик в управлінні проектами неприйнятний, навіть якщо він оцінюється позитивно порівняно з очікуваними результатами.
- Необхідність узгодження інтересів зацікавлених сторін проекту визначає обов’язкову наявність у менеджера проекту рис політика. Він повинен постійно підтримувати у них зацікавленість у результатах проекту, запобігати можливим конфліктам, усувати упередженість щодо можливих наслідків упровадження нововведення в поточну діяльність.
- З погляду застосування найбільш доцільних методів, які дають змогу досягти кінцевих результатів відповідно до ідеї проекту, методологічною основою проектного менеджменту слід вважати теорію сітьового моделювання. Аналіз сітьового моделювання дає змогу уникнути таких проблем завдяки розбивці загального комплексу робіт на окремі роботи, визначити їх тривалість та потрібні ресурси. Це можна зробити кількома методами, найбільш популярними з яких є діаграма Ганта та сітьовий графік виконання робіт.
Мєтодологія управління проектами передбачає розробку, реалізацію та розвиток проекту як складної системи, що відтворюється та функціонує в динамічному зовнішньому середовищі. Головними елементами проекту є задум, ідея (проблема, завдання), засоби їх реалізації (вирішення проблеми) та результати, отримані в процесі реалізації проекту.
Проектно-орієнтоване управління застосовують тоді, коли чітко визначені: завдання проекту та кінцевий результат; виділені чи наявні ресурси; часові рамки та обмеження. Проектно- орієнтоване управління характеризується чіткою орієнтацією на досягнення мети – створення “продукту проекту ”.
На сьогодні існує багато програмних продуктів з управління проектами, які дають змогу автоматично будувати оптимальні календарні плани та оптимізувати їх на основі методу критичного шляху. Тому актуальним для підвищення результативності професійної діяльності державних службовців доцільно розглянути не методичну складову управління проектами, а практичні питання застосування методології управління проектами в управлінні державними програмами та проектами.