Документаційне оформлення управління в будь-якій сфері і документообіг з метою реалізації даного оформлення здійснюється переважно через діловодство. Стан діловодства в органах судової системи та органах внутрішніх справ в цілому характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни, рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці. Документування та організація роботи з документами як складові процесу управління є важливими чинниками забезпечення результативності діяльності судової системи України.
Формування системи принципів інформаційно-документаційного забезпечення управління (ІДЗУ) в судовій системі здійснюється шляхом їх поділу на дві групи – загальні та спеціальні [2].
Організація роботи з документами в суді здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки інформації (керівники банку і структурних підрозділів, фахівці та кваліфіковані службовці) та пунктами технічної обробки власне документів (експедиція, машинописне бюро, копіювально- розмножувальна служба тощо). Сукупність цих документних потоків становлять документообіг – рух документів в суді з моменту їх отримання або створення до закінчення виконання або відправки [3].
Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному навантаженню підрозділів і посадових осіб, здійснює позитивний вплив на управлінський процес в цілому. В залежності від змісту та призначення окремого документу визначається гриф обмеження доступу до даного документу, а також інші параметри – строки виконання, гриф погодження, за наявності – гриф затвердження, обов’язково – код форми документа у відповідності до класифікатора управлінської документації (КУД).
Адміністративно-процесуальні, цивільно-процесуальні, кримінально-процесуальні та інші документи повинні оформлюватись відповідно до процесуальних кодексів і нормативних актів МВС України, що регламентують діяльність окремих органів внутрішніх справ та судової системи. При цьому особливі вимоги ставляться до тих документів, зміст яких має повністю чи частково таємний характер. Зазначимо, що дотримання режиму секретності під час діяльності органів внутрішніх справ і судових органів має особливе значення.
Першочергову роль в організації діловодства в судовій системі Україні відведено Державній судовій адміністрації (ДСА) України. Повноваження Державної судової адміністрації визначені Законом «Про судоустрій і статус суддів» [6] (ст. 146), Положенням про Державну судову адміністрацію України [5], положеннями про структурні підрозділи ДСА України та її територіальні управління. Згідно чинного законодавства, діловодство в судових органах України ведеться державною мовою. Проте, е й винятки – іноземною мовою можуть складатися окремі документи суду, що адресуються в межах даного судочинства безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, чи підприємства, установи, а також посадової особи. У процесі діловодстві судової установи можуть бути використані вхідні документи, які спочатку викладені іноземною мовою, проте забезпечені офіційним перекладом на державну мову згідно вимог чинного законодавства України.
Згідно інструкцій по веденню діловодства в судових органах, загальне керівництво судовою службою діловодства (або канцелярією) і поточний та оперативний контроль за всім станом діловодства в даній установі здійснює керівник даної судової установи. При цьому інструкції зазначають, що організація діловодства, а також методичне керівництво і контроль за постійним додержанням заздалегідь встановлених правил роботи з різними документами в окремих підрозділах судової установи покладені на керівників (чи заступників керівників) цих підрозділів [2].
Служба судового діловодства (або канцелярія) і призначені відповідальні особи підрозділів судової установи здійснюють періодичний аналіз функціонування документообігу даного суду, і за результатами аналізу готують пропозиції керівникові установи відносно вдосконалення роботи з окремими документами та системи діловодства судової установи в цілому. Частота (періодичність) проведення такого аналізу визначається керівником судової установи відповідно до обсягу документообігу та потреб судової установи [4]. Всі працівники судової установи зобов’язані неухильно виконувати вимоги інструкції з діловодства, а також бути відповідальними за збереження інформаційних, звітних, процесуальних та інших документів, до того ж за не- розголошення окремої інформації з обмеженим доступом, що може міститися в них.
Всі судові справи і загальні документи, які застосовуються в діяльності судової установи, з часу створення (надходження) і до моменту передачі в архів суду мають зберігатися за місцем формування відповідних справ та/або централізовано у визначеній наказом керівництва службі згідно із затвердженою керівником судової установи номенклатурою справ суду. Що стосується кадрової документації, то особові справи всіх працівників суду до передачі в архів судової установи зберігаються в підрозділі установи, що відповідає за кадрове забезпечення .
Після визначення Рішенням Ради суддів України від 11 травня 2010 року № 22 пріоритетним напрямком використання єдиного програмного забезпечення з метою автоматизації документообігу в судових установах, з 2011 року в судах загальної юрисдикції стала функціонувати нова автоматизована система документообігу. Зазначимо, що забезпечення функціонування даної автоматизованої системи було покладено на Державну судову адміністрацію України. Відповідно до цього у 2011 р. відбулось послідовне впровадження в судових установах комп’ютерних програм «Документообіг загальних судів», «Документообіг адміністративних судів» та було проведене доопрацювання комп’ютерної програми «Документообіг господарських судів». Згідно абзацу 2 пункту 1.5 розділу I Положення про автоматизовану систему документообігу суду [7] визначено, що адміністратором автоматизованої системи документообігу є державне підприємство «Інформаційні судові системи», що забезпечує технічний супровід і здійснює постійну підтримку працездатності всієї автоматизованої системи документообігу в цілому. Протягом 2011-2012 рр. в судовій системі Україні була розроблена низка заходів і проведено практичну роботу по наданню всіх необхідних методичних матеріалів для впровадження в експлуатацію вищезазначеного програмного забезпечення, зокрема: шаблони документів первинного обліку справ та матеріалів (обліково-статистичні картки), порядок їх заповнення, умови формування та перевірки, обмін між інстанціями у випадку оскарження; шаблони форм для надання звітності судової установи про стан розгляду судових справ і матеріалів, а також порядок їх заповнення та подання, наведено умови перевірок (логічного контролю) всіх числових показників у звітах; умови правильного формування звітів на основі документів первинного обліку судової установи тощо [1].
Таким чином, на даний момент в Україні існує визначений порядок інформа- ційно-документаційного забезпечення діяльності судових установ, при цьому проводиться цілеспрямована робота по автоматизації більшості документаційних процесів. Протягом останніх років активізувалась робота по переведенню судової документації в електронну форму та уніфікації її для використання в загальній системі автоматизованого документообігу органів державного управління.