11.4. Використання правил етикету під час проведення нарад

Нині неможливо уявити діяльність фірми, організації, в якій би не проводилися наради. Такі зустрічі є однією з небагатьох реальних ознак того, що колектив або “команда” існує. Такі наради є ареною, на якій можна продемонструвати себе, свої здібності. Однак під час їх проведення необхідно дотримуватися правил етикету.

Перш за все з’ясуємо, чому проводяться наради? Аналіз літератури з проблем менеджменту дозволяє зробити висновок, що таких причин може бути три:

  1. Для ознайомлення з інформацією (передавання інформації).
  2. Для вивчення того, як працівники справляються з новими обставинами (отримання інформації).
  3. Для вирішення будь-яких питань, які викликають проблеми або перешкоджають подальшій роботі (вирішення проблем).

Наради, на яких надається інформація, проводяться тоді, коли керівник вищого рівня, наприклад, захоче ознайомити з деякими структурними змінами в компанії, банку, фірмі.

У цьому випадку спілкування одностороннє, тому ефективність його залежить від навичок людини, яка подає інформацію, від рівня її культури. Тут слід дотримуватися етичних правил і вимог до лектора.

Наради з метою одержання інформації мають місце, коли керівнику необхідно отримати інформацію від своїх працівників. Наприклад, чому ускладнилися відносини з постійними клієнтами тощо. У цьому разі інформація передається від аудиторії до керівника. Це, скоріш за все, співбесіда, в якій необхідно дотримуватися правил, що дозволяють ефективно вести бесіду. Одним із основних чинників, який зумовлює успіх такої наради, є рівень відвертості і довіри керівника у взаємовідносинах із підлеглими, а також його вміння слухати.

Наради, що мають на меті вирішення проблем, вимагають вміння вести дискусію, переговори. Успішність зустрічі залежить від кожного учасника, але особлива роль належить лідеру або керівнику. Як диригент, він має забезпечити злагодженість гри “оркестру”.

Деякі правила проведення нарад:

  • не допускати ніяких відступів від проблем;
  • надати можливість кожному бажаючому виступити;
  • критикувати не людину, а її думки;
  • не перетворювати нараду на вечір запитань та відповідей;
  • не примушувати слухати;
  • бажано підводити підсумки;
  • обов’язковим є прийняття рішення.

Стислий огляд розділу

  1. Телефон є важливим засобом встановлення ділових контактів. Для того, щоб створити позитивне враження, необхідно ввічливо та з максимальною ефективністю відповідати на телефонні дзвінки та вміти самому вести телефонну розмову.
  2. Останні досягнення техніки дозволяють використовувати автовідповідачі та факси. Дотримуючись певних правил, можна ефективно використовувати це обладнання у фірмі, організації.
  3. При проведенні ділових зустрічей, слід дотримуватися загальних правил етикету при привітанні, знайомстві, проведенні зустрічі. Спокійний тон, аргументування, уважне ставлення до співрозмовників завжди сприяють ефективному вирішенню проблем.
  4. Вивчення основних етапів і правил проведення ділових бесід допоможе молодим спеціалістам сфери торгівлі та бізнесу у вирішенні багатьох проблем. У стосунках не існує дрібниць. Будь- яка ділова бесіда повинна бути ретельно підготовлена і спланована.
  5. На початку бесіди найчастіше використовують чотири основні прийоми: зняття напруги, “зачіпку”, стимулювання “гри уяви” та прямий підхід.

Особисті контакти створюють сприятливий клімат, тому варто використовувати у бесіді “ви – підхід”.

Техніку постановки запитань і засоби, за допомогою яких передається інформація, необхідно привести у відповідність до мотивації та рівня інформованості співрозмовника.

На етапі аргументування докази і пояснення слід наводити окремо та відкрито визнавати правоту співрозмовника. Наприкінці виступу основні ідеї слід подати ефектно, висновки мають справити враження, адже “кінець – справі вінець”.

Site Footer