Ділова бесіда – це усний контакт між співрозмовниками при прийомі та звільненні з роботи, обговоренні і прийнятті рішень, продажу товару тощо. Ділове життя банкірів та фінансистів, керівників підприємств, торгових фірм – це часті бесіди на найрізноманітніших рівнях і з різними людьми. Бесіда є найбільш прийнятною, а інколи й єдиною можливістю переконати співрозмовника, аргументувати свою точку зору. Тому необхідно знати правила та прийоми ведення бесіди.
Перш за все слід пам’ятати, що будь-яка бесіда має певні етапи:
Рекомендації щодо початку бесіди:
• стислі, змістовні та чіткі вступні фрази;
• звертання до співрозмовника на ім’я та по батькові;
• привітний вираз обличчя, доброзичлива посмішка;
• виявлення поваги до особи співрозмовника, уважне ставлення до його думок та інтересів;
• позитивні зауваження щодо ділової репутації, організації праці, оснащеності робочих приміщень, інтер’єру;
• “Ви – підхід”, тобто вміння співрозмовника, який веде бесіду, поставити себе на місце іншого, щоб краще його зрозуміти;
• спокійний тон.
Під час бесіди кожен із співрозмовників повинен уважно стежити за своєю мовою, не допускати особистих випадів, різких, вульгарних виразів, жаргонних слів.
Розмовляючи, слід дивитися в очі співрозмовнику.
Ознака погано тону – поплескувати співрозмовника по плечу.
У бесіді особливе значення має вміння задавати питання.
Неодмінна умова будь-якої бесіди – вміння слухати. Воно включає три складові:
За допомогою запитань ми максимально актуалізуємо співрозмовника, надаємо йому можливість самоствердження.
– сприйняття інформації, під час якого людина утримується від вираження своїх емоцій;
– заохочувальне ставлення до того, хто говорить.
– незначний вплив на того, хто говорить, що сприяє розвитку думки останнього.
Вміння слухати полегшує спілкування, зменшує напругу між людьми, посилює ступінь довіри.
Нетактовно перебивати співрозмовника, проте якщо необхідно щось сказати, краще попросити дозволу: “Дозвольте доповнити…”, “Вибачте, але…”.
Спокійний тон, переконлива аргументація, уважне ставлення до позиції співрозмовника, обмін поглядами, сприяють зближенню і кращому сприйняттю позиції співрозмовника. Гарячкуватість та поспішність – не кращі помічники.
На зустрічі зі спеціалістами, які достатньо компетентні в обговорюваному питанні, не слід занадто докладно зупинятися на деталях, щоб не викликати у співрозмовника нудьгу.
Етикет не дозволяє під час обговорення питання перебивати співрозмовника, поглядати на годинник, перебирати папери, обурюватися, повертатися до співрозмовника спиною. Дрібниці, з якими доводиться стикатися під час ділового спілкування, складають репутацію підприємця.