У господарському процесі центральне місце займають письмові докази. Письмовими доказами є документи і матеріали, які містять дані про обставини, що мають значення для правильного вирішення спору. До письмових доказів можуть бути віднесені документи, акти, листування службового або особистого характеру, що містять відомості про обставини, які мають значення для справи, а також плани, креслення, карти, ноти й інші предмети, якщо поміщені на них у письмовій формі записи мають значення для справи.
Під актами розуміють викладене у письмовій формі волевиявлення сторін, спрямоване на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов’язків, тобто письмові угоди (правочини). Іноді сторони проводять звірку взаємних розрахунків, яку підписують не розпорядники кредитів, а головні бухгалтери підприємств, організацій, які не мають права першого підпису. Такий документ, якщо він не підписаний належно уповноваженими особами, не може вважатися угодою (правочином).
Однак такий акт, як і розрахунок, має інформаційний характер, вказує на стан розрахунків сторін, і в якості такого оцінюється судом як письмовий доказ. До письмових доказів інформаційного характеру можна віднести різні документи, що містять дані про факти (свідоцтва про шлюб і народження, атестати, довідки тощо).
Клієнти часто передають велику кількість різних паперів. Перш ніж їх використати в якості письмових доказів, необхідно провести перевірку з урахуванням їх змісту (відомостей, котрі в них вказані) і форми (реквізитів, дати, печатки, підписів уповноваженої особи тощо). Неодмінною умовою достовірності виданого документа є його видача в межах компетенції даної установи. Особливо уважно слід ставитися до документа, де констатація того чи іншого факту переплітається з їх тлумаченням на користь певної сторони. У підсумку такий документ втрачає свою доказову силу.
Подаючи копії документів, позивач або його адвокат повинні пересвідчитись у тому, щоб копія була належним чином засвідчена. Якщо копія документа, подана в суд, наводить на сумніви, це підстава для клопотання адвоката про надання оригіналу документа.
Третім різновидом письмових доказів є листи ділового або особистого характеру, які містять відомості про факти, що мають значення для справи. Листування нерідко розкриває справжні наміри юридичної поведінки особи. Це дає в розпорядження суду докази, які важко спростувати.
Достовірність таких доказів полягає в тому, що вони виходять від сторони, яка, як правило, не розраховувала на можливість майбутнього спору. Проте при відборі таких доказів адвокат має враховувати вимоги ст. 31 Конституції України щодо гарантування таємниці листування, телефонних розмов, телеграфної та іншої кореспонденції. Такі докази різними шляхами, іноді протиправними, опиняються в руках клієнтів, а потім передаються адвокату для використання у судовому спорі. Від адвоката вимагається особлива обережність при вирішенні питання про їх використання. Подання, наприклад, листів, адресованих третім особам, до суду, на думку окремих спеціалістів, допустимі лише за згодою цих третіх осіб.
Верховний суд України роз’яснив, що правила ч. 2 ст. 27 ЦПК не виключають можливості використання судом звукозапису як джерела доказу, якщо його зроблено без порушень охоронюваних Конституцією та іншими законами України прав і свобод громадян.
У Російській Федерації більш детально розписано, що письмовими доказами є відомості про обставини, які мають значення для розгляду і вирішення справи (акти, договори, довідки, листування службового або особистого характеру), виконані у формі цифрового або графічного запису, в тому числі одержані за допомогою факсимільного, електронного чи іншого зв’язку або іншим способом, який дозволяє встановити достовірність документа.
До письмових доказів відносять також вироки та рішення суду, інші судові постанови, протоколи вчинення процесуальних дій, протоколи судових засідань, додатки до протоколів (схеми, карти, плани, креслення).
Можуть бути визначені певні спільні риси письмових доказів:
1) відображення в предметах відомостей, які мають значення для справи, за допомогою певних знаків, які можуть сприйматися людиною;
2) одержання відомостей у письмовому доказі виходить від осіб, які ще не займають процесуального становища сторони, інших осіб, які беруть участь у справі, експерта;
3) як правило, письмові докази створюються до виникнення цивільного спору і поза зв’язком із ним;
4) до письмових доказів можна також віднести висновки спеціалістів (у тому числі, наприклад, висновки щодо того, чи виконано рукопис певною особою тощо; протоколи судових засідань, протоколи здійснення окремих процесуальних дій і додатки до них; телеграми, факсограми, телефонограми тощо. За ст. 207 ЦК правочини повинні бути підписані сторонами, які їх укладають. Використання факсимільного відтворення підпису, електронно-числового підпису чи іншого аналога допускається у випадках, передбачених законом, або за письмовою згодою сторін. Використання електронних документів регулюється законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».
Залежно від підстав письмові докази поділяють на такі види:
– за змістом – на розпорядчі та довідково-інформаційні. До перших відносять накази, розпорядження, інші документи, для яких є характерним владно-вольовий характер. До других – документи, які мають пізнавальний характер (акти, звіти, протоколи, листи тощо);
– за суб’єктом, від якого виходить документ, – на офіційні (від держави, посадових осіб тощо, внаслідок чого мають певні реквізити) та приватні (неофіційні), тобто не пов’язані з виконанням певних повноважень;
– за способом утворення документи можуть бути оригіналами або копіями. Частина 2 ст. 36 допускає подання письмових доказів у належно засвідчених копіях. Копії засвідчуються посадовими особами та нотаріусами відповідно до ст. 75 Закону У країни « Про нотаріат». Адвокати посвідчують копії документів у справах, які вони ведуть, відповідно до ст. 5 Закону України «Про адвокатуру»;
– за формою письмові докази поділяють на прості письмові та нотаріально посвідчені.
Оспорювання письмових доказів здійснюється, як правило, шляхом:
а) заяви про їх недійсність;
б) спростування наявних у них відомостях по суті;
в) заяви про підробку документа.
Письмові документи, як правило, подаються в оригіналі. Якщо матеріали позовної заяви направляються в суд листом, то з метою зменшення ризику втратити оригінали надсилають належно засвідчені копії документів. Відповідно до ст. 5 Закону України «Про адвокатуру» адвокати мають право посвідчувати копії документів у справах, які вони ведуть. При посвідченні документа керівником підприємства (установи, організації) слід керуватися вимогами Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163- 2003, затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 р. № 55, та завіряти документи із зазначенням назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії з позначкою «Згідно з оригіналом», засвідченою печаткою.
Якщо до суду подано копію письмового доказу, суд за клопотанням осіб, які беруть участь у справі, має право вимагати подання оригіналу. В оригіналах подаються документи: паспорт, документи, що його замінюють, службове посвідчення, військовий квиток тощо. Оригінали письмових доказів, що є у справі, за клопотанням організацій повертаються їм після вирішення господарського спору та подання засвідчених копій цих доказів (ч. 1 ст. 40 ГПК).