Державне управління. Том 2

15.3. Контролінг у державному управлінні

Визначення терміна “контролінг”

На сучасному етапі державотворення постала гостра потреба в радикальних змінах вітчизняної системи державного управління, що передбачає впровадження нових методів, інструментів і технологій. Одним з новітніх підходів до вдосконалення управлінської діяльності є впровадження контролінгу, який сприятиме не лише проведенню часткових змін в органах державної влади, а й системному оновленню всього змісту діяльності державного управління.

Поняття “контролінг” походить від англійського “to control”, яке з економічної точки зору означає управління, спостереження, регулювання, контроль.

Контролінг - це комплексна система управління, яка інтегрує в собі планування, облік, аналіз, координацію, внутрішній консалтинг та контроль для забезпечення одержання, обробки, узагальнення та передачі інформації керівництву органу державної влади з метою прийняття управлінських рішень. Контролінг є новою управлінською концепцією, що виходить за межі функцій менеджменту і підтримує процеси прийняття управлінських рішень за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих результатів діяльності.

Контролінг можна також охарактеризувати як систему визначення цілей, прогнозування й планування механізмів та інструментів досягнення цих цілей, а також перевірки того, наскільки успішно досягнуті поставлені цілі, тобто контролінг є системою спостереження та вивчення економічного механізму конкретного органу державної влади і розробки шляхів для досягнення мети, яку він ставить перед собою; це система, зорієнтована на майбутній розвиток установи. Систему контролінгу можна визначити як обліково-аналітичну, що реалізує синтез елементів обліку, контролю, планування для забезпечення як оперативного, так і стратегічного управління процесом досягнення цілей діяльності установи. За такої організації управління факти не констатуються, а проводяться консультації з метою досягнення поставлених завдань та запобігання помилкам.

Функції контролінгу

Контролінг забезпечує інформаційно-аналітичну підтримку процесів прийняття рішень.

Сутність контролінгу виявляється через його функції:

- формування інформаційних каналів та інформаційне забезпечення органу державної влади;

- координація планів і діяльності органу державної влади;

- стратегічне та оперативне планування;

- контроль, внутрішній аудит;

- методологічне забезпечення та внутрішній консалтинг.

Інформаційне забезпечення. Контролінг забезпечує керівництво органу державної влади інформацією для здійснення координації, організації та регулювання діяльності. Звідси випливає одна з найважливіших функцій контролінгу - формування каналів надходження інформації в орган державної влади та її обробка. Недоліки в побудові системи інформаційного забезпечення можуть бути одним із факторів кризи, оскільки саме на інформації базується аналіз діяльності, оцінювання ризиковості, планування, визначення стратегії діяльності органу державної влади. Саме тому значну увагу необхідно приділяти підвищенню ефективності інформаційного менеджменту. Стратегічний інформаційний менеджмент охоплює менеджмент зовнішньої інформації та менеджмент внутрішньої інформації. Побудова системи управління інформацією супроводжується виконанням таких завдань:

- визначення характеру інформації, яку потрібно зібрати та обробити;

- організація системи збирання та обробки інформації;

- визначення найбільш прийнятних інструментів та методів збирання й обробки інформації.

Базу контролінгу становлять дані фінансового та управлінського обліку, а також інформація, яка надходить із зовнішнього середовища.

Координація. Однією з визначальних функцій контролінгу є координація різних функціональних систем, що діють в органі державної влади, зокрема всіх ланок системи управління. Потреба в цьому зумовлюється поділом системи управління на такі складові: організація, система планування та контролю, інформаційна система, система управління персоналом, система цілей і принципів управління. Виконуючи функцію координації, контролінг сприяє побудові дерева цілей, які ставляться перед органом державної влади. Дерево цілей - це графічне зображення підпорядкованості та взаємозв’язку цілей, що унаочнює поділ генеральної мети на підцілі та окремі завдання.

Розрізняють вертикальну та горизонтальну координацію цілей. Перша спрямована на узгодження різних видів діяльності, що здійснює орган державної влади, друга - на координацію діяльності різних підрозділів. Особливої ваги функція координації набуває в процесі планування. Йдеться про необхідність: узгодити дерево цілей із наявними в органу державної влади ресурсами, а також довгострокові плани з визначеними цілями та стратегією діяльності органу державної влади; привести оперативне планування у відповідність з довгостроковими планами; скоординувати окремі плани структурних підрозділів органу державної влади і звести їх у єдиний (консолідований) план; скоординувати функції контролю та планування, а також систему забезпечення інформації з інформаційними потребами органу державної влади, які постають під час аналізу та планування; узгодити організаційну структуру органу державної влади з функціями та поставленими завданнями.

Координація спонукає орган державної влади до ефективнішого використання всіх видів ресурсів (фінансових, трудових, технічних тощо).

Стратегічне та оперативне планування. Сфера функціональних компетенцій контролінгу охоплює стратегічне планування, головними завданнями якого є:

- визначення стратегічних напрямів діяльності органу державної влади;

- формування стратегії розвитку;

- визначення стратегічних факторів успіху;

- установлення часових меж планування.

Загалом стратегія діяльності органу державної влади - це визначення його основних довгострокових цілей та завдань, розподіл ресурсів, необхідних для досягнення поставлених цілей. Ефективність стратегії визначається тим, наскільки великим є розрив між стратегічним планом та реальними можливостями органу державної влади. Розробка стратегії належить до компетенції стратегічного контролінгу і здійснюється в рамках стратегічного планування.

На підставі стратегічних цілей та довгострокових планів розробляються оперативні плани. Основною формою оперативного планування є бюджетування, до визначальних ознак якого належать:

- короткостроковість;

- високий рівень конкретизації;

- внутрішня спрямованість;

- тісна інтеграція з контролем та аналізом відхилень.

Контроль, внутрішній аудит та консалтинг. Однією з найважливіших функцій управління є контроль ефективності виконання планових завдань. Планування без дієвого контролю за виконанням планів не має сенсу. Проте контроль без планування неможливий. Контроль - це невід’ємна складова та передумова планування. Без синтезу планування і контролю існує велика загроза неправильної оцінки можливих фінансових ризиків, а отже, помилкових, запізнілих або нескоординованих управлінських рішень та дій.

Такий взаємозв’язок планування та контролю визначає основний зміст контролінгу - систематичне порівняння фактичних показників діяльності органу державної влади із запланованими та подальший аналіз відхилень. Контроль становить базу для виявлення причин відхилень і визначення слабких місць в органі державної влади. Здебільшого на практиці здійснюють факторний аналіз відхилень, який має на меті визначення й оцінювання всіх факторів, що зумовили відхилення, та формулювання на цій основі висновків і пропозицій щодо усунення негативних факторів і слабких місць, використання можливих резервів та відповідного коригування планів. Результати аналізу є підставою для прийняття оперативних рішень, уточнення існуючих і розробки майбутніх планів.

Контролінг не можна ототожнювати з контролем, оскільки контролінг - це спосіб мислення, спрямований у майбутнє та пов’язаний з управлінськими процесами, а контроль - у минуле, зорієнтований на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем.

До функцій контролінгу належить внутрішній консалтинг. Функції консультування служби контролінгу виконують під час розробки методичного забезпечення діяльності окремих підрозділів органу державної влади, підготовки на замовлення керівництва висновків та рекомендацій щодо розв’язання тих чи інших проблем, з якими він стикається в цілому чи його структурні підрозділи. Консультаційні послуги можуть надаватися також під час проведення внутрішнього аудиту, в разі виявлення певних недоліків чи резервів.

Предметом внутрішнього аудиту є перевірка всіх комплексів завдань і підрозділів органу державної влади на предмет організаційно-правової коректності їх діяльності. Внутрішній аудит - це незалежна експертна діяльність служби контролінгу органу державної влади з перевірки й оцінювання адекватності та якості виконання обов’язків співробітниками. Аудиторська перевірка - система заходів перевірки документів інформаційної системи, облікових записів, статистичних матеріалів, а також контролю за вірогідністю виконання необхідних процедур.

Увага внутрішнього аудиту зосереджена переважно на аналізі інформаційної системи (разом із системою бухгалтерського обліку і супутніх видів контролю), вивченні фінансової та операційної інформації, дослідженні економічності та ефективності операцій.

Внутрішній аудит - це сукупність процедур, які забезпечують подання керівництву органу державної влади вірогідної та повної інформації; додержання внутрішніх і зовнішніх нормативних актів у процесі здійснення діяльності; оптимальне використання наявних ресурсів; управління ризиками; забезпечення чіткого виконання управлінських розпоряджень, спрямованих на досягнення мети, яка поставлена в стратегічних та інших планах.

У процесі внутрішнього аудиту вирішуються такі основні завдання:

- упровадження ефективної, вірогідної та повної інформаційної системи управління для своєчасного виявлення й усунення недоліків і порушень у діяльності органу державної влади;

- своєчасне виявлення порушень та недоліків у діяльності структурних підрозділів, опрацювання оптимальних рішень щодо їх нейтралізації та усунення причин виникнення цих недоліків;

- перевірка виконання вимог з ефективного управління ризиками;

- налагодження і підтримка взаємодії з контролюючими органами;

- розроблення рекомендацій щодо усунення виявлених під час аудиту недоліків та мобілізації наявних резервів.

Служба контролінгу під час внутрішнього аудиту має право: отримувати відомості від керівників підрозділу, який перевіряється, необхідні документи, пояснення, а також інші матеріали, пов’язані з об’єктом перевірки; визначати відповідність дій співробітників вимогам чинного законодавства України; перевіряти документи, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію; залучати співробітників інших структурних підрозділів для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту завдань; мати безперешкодний доступ до підрозділу, що перевіряється, а також отримувати інформацію, яка міститься на магнітних носіях; у разі виявлення порушень чинного законодавства, внутрішніх інструкцій тощо рекомендувати керівництву усунути винних від виконання службових обов’язків.

Обсяг програми внутрішнього аудиту має бути достатнім для виконання завдань аудиту. Частота виконання аудиторських процедур має зумовлюватись оцінками ризиків, які притаманні тій чи іншій сфері застосування аудиту.

Для забезпечення належного виконання покладених на службу внутрішнього аудиту завдань і функцій доцільно керуватися принципами:

- незалежності: служба внутрішнього аудиту має бути незалежна від діяльності підрозділів, які вона перевіряє;

- професійної майстерності: аудиторські перевірки мають бути проведені на високому професійному рівні;

- отримання компетентних доказів: компетентне визначення достатності доказів залежно від ступеня впевненості в тому, що надана інформація є істинною та стосується питання, яке перевіряється;

- чіткого вираження думки: аудиторський висновок має бути максимально точним і стислим в оцінці роботи підрозділів.

Результати проведення внутрішнього аудиту мають бути відображені в аудиторському висновку.

Завдання контролінгу

До основних завдань контролінгу належать:

- збирання та аналіз внутрішньої і зовнішньої інформації, яка стосується об’єкта контролінгу;

- виявлення та ліквідація проблем (“вузьких місць”) в органі державної влади;

- своєчасне реагування на появу нових можливостей та розвиток сильних сторін органу державної влади;

- забезпечення постійного аналізу та контролю ризиків у фінансовій діяльності, а також розробка заходів щодо їх нейтралізації;

- виявлення резервів зниження витрат при виконанні завдань, що стоять перед органом державної влади;

- оцінювання повноти та надійності ведення бухгалтерського обліку, операційного та адміністративного контролю;

- розробка стратегії діяльності органу державної влади та координація роботи з планування фінансової діяльності;

- аналіз відхилень фактичних показників діяльності від запланованих та вироблення на цій основі пропозицій щодо корекції планів або усунення перешкод на шляху їх виконання;

- забезпечення постійного контролю за додержанням співробітниками встановленого документообігу, виконання функцій та повноважень згідно з покладеними на них обов’язками;

- надання рекомендацій структурним підрозділам органу державної влади в процесі планування, розроблення і впровадження нових методів, процесів, систем;

- проведення внутрішнього консалтингу та розробка методичного забезпечення діяльності окремих структурних підрозділів;

- контроль діяльності органу державної влади з метою порівняння планових та фактичних показників.

Застосування системи контролінгу в практиці державного управління має низку позитивних наслідків, основними з яких є: проведення організаційних змін (реорганізація в державних органах управління та вдосконалення інформаційної бази управління); перехід до управління, орієнтованого на результат; спрямованість роботи персоналу на використання інновацій та прогресивних інформаційних технологій; підвищення ефективності оперативних управлінських рішень та їх узгодженість зі стратегічними цілями управління.

Упровадження контролінгу в діяльність органів державної влади України сприятиме перетворенню існуючої системи державного управління на новітню управлінську систему, здатну гнучко та ефективно реагувати на зовнішні виклики та суспільні потреби.